nemuchtorstont.ru

Skryf `n standaard operasionele prosedure

`N Standaard Operasionele Prosedure (SOP) bevat inligting oor hoe `n taak stap-vir-stap uitgevoer moet word. `N Bestaande SOP moet slegs aangepas en opgedateer word, maar jy kan ook in `n situasie wees waar jy heeltemal moet opstel.

stappe

Deel 1
Stel jou SOP op

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 1
1
Kies die opstelling. Daar is geen regte en verkeerde manier om `n SOP te skryf nie. Maar jou maatskappy het waarskynlik reeds `n aantal SOP`s wat jy kan kyk na `n idee van die gewenste ontwerp. Gebruik bestaande SOPs - indien enige - as voorbeeld. As hulle nie daar is nie, het jy `n paar opsies:
  • Die opstel met die eenvoudige stappe. Hierdie manier is goed vir roetine prosedures, wat kort is, het min moontlike resultate en is redelik konkreet. Afgesien van die nodige dokumentasie en veiligheidsregulasies, is dit eintlik net `n lys van punte, waarin die leser in eenvoudige sinne vertel word wat gedoen moet word.
  • Die opstelling met die hiërargiese stappe. Dit werk goed vir langer prosedures - met meer as tien stappe, waar besluite geneem moet word, moet u verduideliking en terminologie verduidelik. Dit is gewoonlik `n lys in `n spesifieke volgorde met die hoofstappe en die ooreenstemmende substappe.
  • Die opstelling met die vloeidiagramme. As `n prosedure meer soos `n kaart lyk, met baie verskillende moontlike uitkomste, is `n vloeidiagram die beste oplossing. Jy moet hierdie ontwerp kies as die resultate nie behoorlik voorspel kan word nie.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 2
    2
    Dink aan jou gehoor. Jy moet drie belangrike dinge oorweeg voordat jy `n SOP begin skryf:
  • Wat weet jou gehoor alreeds? Is u gehoor bekend met die organisasie en sy prosedures? Ken hulle die terminologie? Die taal wat u gebruik, moet pas by die kennis en bydrae van die leser.
  • Die taalvermoë van jou gehoor. Is dit moontlik dat daar mense is wat nie jou taal praat wanneer hulle jou SOP `lees` nie? As dit die geval is, is dit `n goeie idee om beelde met onderskrifte en diagramme in te sluit.
  • Die grootte van jou gehoor. As jy SOP deur baie mense (in verskillende rolle) gelyktydig gelees word, moet jy die dokument stel as `n dialoog in `n toneelstuk: gebruiker 1 doen iets, en daarna gebruiker 2, en so voorts. Op hierdie manier kan elke gebruiker sien hoe hy of sy `n kier in `n goed-hardloopmasjien is.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 3
    3
    Dink aan `jou` kennis. Waaroor dit kom, is dit: Is jy die regte persoon om dit af te skryf? Verstaan ​​jy waaroor dit gaan? Hoe kan dit verkeerd gaan? Hoe dit veilig moet wees? As dit nie die geval is nie, kan u die werk beter aan iemand anders oordra. `N swak geskryf - of, wat nog erger is, is verkeerd geskryf - SOP nie net tot verlaagde produktiwiteit en organisatoriese mislukking, maar kan ook onveilig is en impak op alles van jou span tot die omgewing. Kortom, dit is nie `n risiko wat jy wil loop nie.
  • As dit `n projek is wat jy verplig voel om af te handel, moenie bang wees om hulp te vra van diegene wat die prosedure elke dag hanteer nie. Om onderhoude te hou is `n algemene deel van die proses om SOP`s te maak.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 4
    4
    Kies tussen `n kort of lang SOP. As jy `n SOP skryf of opgradering vir `n groep mense wat bekend is met die protokol, die terminologie, ens. En net `n kort en bondige SOP, soos `n checklist, wil, kan die kort hou.
  • Benewens die algemene doelwit en ander relevante inligting (datum, skrywer, ID nommer, ens.) Bevat hy slegs `n lys van stappe. As daar geen verdere besonderhede of verduidelikings nodig is nie, is dit genoeg.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 5
    5
    Hou die doel van die SOP in gedagte. Dit is duidelik dat u te doen het met `n prosedure wat oor en oor herhaal word in u organisasie. Maar is daar `n spesifieke rede dat hierdie SOP so waardevol is? Moet veiligheid beklemtoon word? Voldoeningsmaatreëls? Word hy vir opleiding of daagliks gebruik? Hier is `n paar redes waarom jou SOP nodig is vir die sukses van jou span:
  • Om te verseker dat voldoen word aan die nakomingstandaarde
  • Om produksie vereistes te maksimeer
  • om te verseker dat die prosedure geen nadelige uitwerking op die omgewing het nie
  • Om veiligheid te verseker
  • Om te verseker dat alles volgens skedule verloop
  • Om vervaardigingsfoute te voorkom
  • Om as `n opleidingsdokument gebruik te word
  • As jy weet wat jou SOP moet beklemtoon, is dit makliker om die dokument rondom hierdie punte te struktureer. Dit is ook makliker om te sien hoe belangrik jou SOP is.

    • Deel 2
    Skryf jou SOP

    Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 6
    1
    Beskryf die nodige materiaal. Tegniese SOP`s bestaan ​​oor die algemeen uit, behalwe die prosedure self, van vier elemente:
    • Titelblad. Hierdie sluit 1) die titel van die prosedure, 2) `n identifikasie van die SOP, 3) die datum van uitreiking of aanpassing, 4) die naam van die maatskappy, die afdeling of die departement waarop die SOP betrekking het en 5) die handtekeninge van diegene wat die SOP voorberei en goedgekeur het. U kan hierdie bladsy opstel soos u wil, solank daardie inligting duidelik is.
    • Inhoudsopgawe. Dit is net nodig as jou SOP lank is, sodat jy dit maklik kan opkyk. `N eenvoudige standaard opstelling is wat jy hier nodig het.
    • Kwaliteit en gehaltebeheer. `N Prosedure is verkeerd as dit nie nagegaan kan word nie. Maak seker dat u die nodige materiaal en die nodige besonderhede beskikbaar het sodat die leser kan kontroleer of die verlangde resultaat bereik is. Dit kan in die vorm van ander dokumente wees, soos evalueringsvoorbeelde.
    • Naslaan. Maak seker jy het `n lys van alle verwysings of verwysings. As u na ander SOP`s verwys, moet u seker maak dat die nodige inligting in die bylae ingesluit word.
    • Dit is moontlik dat u organisasie verskillende protokolle gebruik as hierdie. As jy na `n reeds bestaande SOP kan verwys, laat hierdie struktuur los en hou by wat reeds teenwoordig is.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 7
    2
    Maak seker dat jy in die prosedure self die volgende hou:
  • Bereik en toepaslikheid. Beskryf, met ander woorde, die doel van die proses, die grense, maar ook hoe dit gebruik word. Voeg standaarde, regulasies, rolle en verantwoordelikhede, en insette en uitset.
  • Metodiek en prosedures. Dit is die vleis op die bene - som al die stappe op, insluitend die nodige besonderhede en al die nodige toerusting. Sluit daaropvolgende prosedures en besluitnemingsfaktore in. Identifiseer die `wat ... as` punte en die moontlike oortredings of veiligheidsoorwegings.
  • Verduideliking van terminologie. Identifiseer afkortings en frases wat nie in gewone gebruik val nie.
  • Gesondheid en veiligheid waarskuwings. Maak `n lys van hierdie in `n aparte hoofstuk en plaas dit ook langs die stappe waarna hulle betrekking het. Moenie hierdie sake trivialiseer nie.
  • Toerusting en voorrade. Maak `n lys van wat nodig is en watter toerusting of toerustingstandaarde jy kan vind wanneer en waar.
  • Waarskuwings en probleme. Die probleemafdeling, so. Praat oor alles wat verkeerd kan gaan, wat gekyk moet word en wat `n probleem kan wees vir die uiteindelike, perfekte produk.
  • Gee elke onderwerp sy eie hoofstuk (gewoonlik genommer) om te verhoed dat jou SOP te taal en verwarrend word en om seker te maak dat alles toeganklik bly.
  • Dit is nie `n volledige lys nie - dit is net die punt van die proses-ysberg. Jou organisasie kan aandui watter ander aspekte aandag benodig.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 8
    3


    Hou jou geskrifte bondig en maklik om te lees. Die kans is dat u gehoor dit nie vir lekker lees nie. Hou dit kort en bondig - anders verloor jy jou aandag of vind die dokument nie om deur te kom nie en moeilik om te verstaan. Hou jou sinne so kort as moontlik.
  • Hier is een sleg voorbeeldMaak seker dat jy al die stof van die luginlaat verwyder voordat jy dit gebruik.
  • Hier is een goed voorbeeld `: Sug alle stof uit die luginlaat voor gebruik.
  • Moenie oor `jy` in die algemeen praat nie. Dit spreek vanself. Praat aktief en begin met jou sinne.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 9
    4
    Onderhoud, indien nodig, die werknemers wat die proses hanteer oor hoe hulle die werk verrig. Die laaste ding wat jy wil, is om `n SOP te skryf wat net nie korrek is nie. U stel die veiligheid, doeltreffendheid en tyd van u span in gevaar en u neem nie rekening met alreeds in gebruikprosedures nie - iets waarvoor u kollegas u nie bedank nie. Vra vrae indien nodig! Dit moet goed gedoen word!
  • As dinge nie duidelik is nie, vra verskillende mense om alle rolle en verantwoordelikhede met u te neem. Een spanlid mag nie by die SOP hou nie en die ander mag slegs by sommige van die aksies betrokke wees.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 10
    5
    Breek groot stukke teks in stukkies met diagramme en vloeidiagramme. As jy te doen het met een of twee stappe wat besonder moeilik is, kan jy maklik jou lesers `n grafiek of diagram maak. Dit is makliker om te lees en dit gee `n breuk van alle pogings om alles te verstaan. En vir jou lyk dit meer volledig en goed geskryf.
  • Sit hulle daar nie net in om jou SOP op te leuken of indrukwekkend te laat lijken- doen dit net as dit sin het of as jy `n taalgrens probeer te eenvoudiges.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 11
    6
    Maak seker dat die korrekte kodering op elke bladsy is. Jou SOP is ongetwyfeld een van die vele SOPs. Om dié rede hou jou organisasie, indien dit goed is, `n soort databasis waarin alles op grond van `n sekere indekseringstelsel gehou word. Jou SOP is deel van daardie indeksering en vereis dus dat `n vorm van kodering terug gevind word. Daarom moet dit duidelik gestel word.
  • Elke bladsy moet `n kort titel of ID nommer, die datum en `n bladsynommer hê. U mag voetnote benodig - dit hang af van u organisasie se beleid hieroor.

    • Deel 3
    Verseker sukses en presisie

    Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 12
    1
    Toets die prosedure. As jy nie jou prosedure wil toets nie, het jy dit waarskynlik nie goed genoeg geskryf nie. Vra iemand met `beperkte insig` van die proses (of iemand wat verteenwoordigend is van die gewone leser) om jou SOP te gebruik en daardeur gelei te word. Watter probleme ondervind hulle? As daar is, moet jy dit hanteer en die nodige aanpassings maak.
    • U kan u SOP toets deur `n paar mense. Verskillende mense loop in verskillende dinge, so jy sal baie (hopelik bruikbare) antwoorde kry.
    • Maak seker dat die prosedure getoets word deur iemand wat dit nog nooit gedoen het nie. Iemand met insigskennis gaan voort om daarop staat te maak en nie in die eerste plek op jou werk nie, waardeur sy doelwit verby gaan.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 13
    2
    Het die SOP beoordeel deur diegene wat eintlik die prosedure uitvoer. Dit maak nie saak nie regtig van wat jy vind base van die SOP. Dit behels diegene daar buite eintlik om mee te werk. Laat die vrug van jou pen, voordat dit na die bogenoemde bogenoemde gestuur word, eers wys aan diegene wat die werk gaan doen of dit reeds doen. Vind wat hulle daarvan?
  • Deur hulle te betrek en deel van die proses te maak, sal hulle hierdie SOP vroeër aanvaar. En hulle het ongetwyfeld `n paar goeie idees!
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 14
    3
    Hou jou SOP nagegaan deur jou adviseurs en die departement van gehaltebeheer. Sodra die span reg is, kan u dit aan u adviseurs stuur. Hulle kan minder oor die werk self sê, maar hulle sal jou laat weet of die ontwerp verkeerd is, of as jy iets vergeet het, en hulle sal jou laat weet hoe jy alles amptelik en deel van die stelsel maak.
  • Gebruik die amptelike roetestelsels om dokument toestemming te verkry sodat jy seker is dat die proses van ooreenkoms goed onderteken is. Dit verskil van organisasie tot organisasie. U wil net seker maak almal het hul sê en alle reëls is gevolg.
  • Handtekeninge moet onder wees. Die meeste maatskappye het nie meer probleme met elektroniese handtekeninge nie.
  • Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 15
    4
    Begin met die gebruik van jou SOP sodra dit goedgekeur is. Miskien moet u eers `n opleiding vir die betrokke werknemers organiseer, maar dit kan ook beteken dat u papier op die toilet gehang word. Wat ook al die geval is, maak seker dat u werk gebruik word! Jy het dit gedoen. Tyd vir `n bietjie erkenning!
  • Maak seker dat jou SOP bly huidige. As dit nie meer die geval is nie, moet u dadelik `n update versorg, maak seker dat die opdaterings goedgekeur en gedokumenteer is en stuur die SOP weer. Die veiligheid, produktiwiteit en sukses van jou span hang daarvan af.

    • wenke

    • Gebruik eenvoudige Afrikaans om die stappe te verduidelik.
    • Onthou om die belanghebbendes soveel as moontlik te betrek sodat die geskrewe proses dieselfde is as die werklike proses.
    • Kyk of daar `n ouer weergawe van die SOP is. Miskien kan jy jouself beperk tot `n paar vinnige aanpassings. Maak seker dat jy dit ook goed dokumenteer!
    • Voorsien `n dokumentgeskiedenis met elke nuwe weergawe.
    • Gebruik vloeidiagramme en beelde sodat die leser die proses goed kan volg.
    • Gee aandag aan duidelikheid. Maak seker dat verskeie interpretasies nie moontlik is nie. Wys die prosedure aan iemand wat nie daarvan vertroud is nie en vra wat hy dink: jy kan steeds met verrassings gekonfronteer word.
    • Hou jou stuk nagegaan voordat jy dit goedkeur.
    Deel op sosiale netwerke:

    Verwante