Stuur `n formele e-pos

Baie mense sien baie oor die skryf van `n formele e-pos. Jy gebruik gewoonlik e-pos om persoonlike en informele boodskappe te stuur. As jy `n e-pos aan `n onderwyser, werkgewer, kliënt, regeringsagentskap of ander formele bestemming moet stuur, is daar `n paar eenvoudige riglyne wat jy kan volg. Hou u boodskap duidelik en bondig en volg die algemeen toepaslike standaarde ten opsigte van styl, toon en uitleg. En moenie vergeet om jou e-pos te lees en te hersien voordat jy dit stuur nie.

stappe

2

Hou by `n professionele font. Met die meeste e-pos diensverskaffers kan jy nie kies uit `n groot aantal verskillende lettertipes en style nie. In elk geval kan jy die beste in `n formele e-pos met `n lettertipe soos Times New Roman of Arial hou. Moenie dekoratiewe lettertipes soos Comic Sans of Ou Engels gebruik nie. Hou die volgende in gedagte:

3

Kies `n kort en presiese onderwerp. Gebruik in jou vak sleutelwoorde wat presies aandui waaroor die e-pos handel, in minder as `n paar woorde. Op hierdie manier help u om te verhoed dat die leser u boodskap oor die hoof gesien het omdat die e-pos geen onderwerp, `n te vaag onderwerp of `n onderwerp het wat die indruk gee dat die e-pos nie belangrik is nie.

2

Stel jou voor in die eerste paragraaf, indien nodig. As u boodskap gerig is aan iemand met wie u tans geen bestaande verhouding het nie, soos `n nuwe kliënt, die hoof van die werwingsafdeling & Seleksie van die maatskappy waarvoor u aansoek wil doen, of `n amptenaar by die munisipaliteit, sê eers wie u is en wat die rede vir u boodskap is. Doen dit in `n sin of twee aan die begin van jou e-pos.

3

Begin met die belangrikste inligting. Nadat u die rede vir u boodskap voorgestel en opgesom het, kan u voortgaan met die hoofstuk van u e-pos. Plaas die belangrikste inligting byna bo. Deur dit te doen, toon u respek vir die kosbare tyd van die ontvanger en maak u voorneme om u e-pos duidelik te maak.

4

Sê direk wat dit sê. In `n formele e-pos is dit absoluut geen probleem om regstreeks te wees nie, solank jy beleefd bly. Deur die warm mash om te draai, bereik jy net dat die aandag van jou leser ontspan, wat dit vir hom of haar moeilik maak om vas te stel wat presies jy wil of nodig het.

5

Hou dit kort. Daar is geen standaardreël vir die voorgeskrewe lengte van `n e-pos nie. Vir `n e-pos kan u egter die maksimum van die oppervlak van een skerm (vanaf `n skootrekenaar of rekenaar) die beste hou.

6

Hou u taalgebruik formeel. Jy skryf `n formele e-pos binne `n professionele konteks, en daarom wil jy natuurlik `n goeie indruk maak. Gebruik volledige sinne en beleefde formulerings. Vermy dinge soos:

7

Sluit jou e-pos op die regte manier. Wat van toepassing is op die aanhef is ook van toepassing op die sluiting. U kan op `n aantal aanvaarbare maniere `n formele e-pos sluit. Plaas altyd jou volle naam en jou werk onder die slot. Afhangende van die inhoud van u e-pos, kan u een of meer van die volgende sluitings gebruik:

2

Kontroleer jou e-pos versigtig vir spel- en grammatikale foute. Moenie blindelings staatmaak op die speltoets van u e-pos diensverskaffer of woordverwerkingsprogram nie. As jy jou e-pos hardop lees of iemand anders vra om dit vir jou uit te kyk, is dit `n uitstekende manier om van tikfoute of spelfoute of onduidelik sinne ontslae te raak.

3

Maak seker dat daar geen vertroulike inligting in u e-pos is nie. Hou altyd in gedagte dat e-pos nie `n 100% veilige kommunikasiestelsel is nie. Onthou dat e-pos bedieners geknak kan word of dat die geadresseerde inligting opsetlik of nie doelbewus kan deel wat jy nie met ander wil publiseer nie.