Stuur `n e-pos na `n kliëntediens

Sommige mense vind dit moeilik om `n e-pos na `n maatskappy se kliëntediens te stuur. Hoe berei jy so `n brief voor in die vorm van `n e-pos, wanneer hulle in die verlede regtig op papier geplaas is? Watter vorms of protokolle is van toepassing wanneer u `n kliëntediensvraag vra? Alhoewel dit wissel volgens industrie, streek en kultuur, is daar algemene riglyne wat verseker dat u e-pos behoorlik deur kliëntediens ontvang word.

stappe

2

Vind die bladsy "Kliëntediens". As jy nie `n skakel onderaan die webwerf sien nie, kan jy soms ook die bladsy vind deur die woord in die soekvenster te tik. Gewoonlik sien jy `n veld met die ikoon van `n vergrootglas in die regter bovenhoek van die tuisblad. Tik terme soos "kliëntediens" of "kontak" en druk dan Enter.

3

Gebruik die soekvenster. Soek vir die onderwerp waaroor jy `n vraag wil stel, in dieselfde venster wat jy gebruik het om die kliëntediens e-pos adres te vind. As u op hierdie manier na die onderwerp of vraag soek, kan u die antwoord kry sonder om `n e-pos te stuur.

4

Bekyk die maatskappy se beleid. As u die antwoord op u vraag nie kan vind deur die soekvenster of algemene vrae nie, kan u steeds op die bladsy soek "Oor ons", of met die terugkeerbeleid. Blaai terug na die onderkant van die webwerf en kyk watter skakels daar is. Soek vir `n skakel wat die antwoord op jou vraag kan bevat: oor ons, bestelling en aflewering, opgawes, waarborg en herstel, ensovoorts.

2

Skryf `n duidelike onderwerp neer. Maak seker dat die onderwerp van die e-pos duidelik en betekenisvol is. U wil die kliëntediensverskaffer om u e-pos eerste te sien, sodat u `n vinniger reaksie kry. Hou die onderwerp kort, maak seker dat dit u e-pos kortliks opsom en dat die werknemer verplig voel om die e-pos vinnig oop te maak.

3

Begin met `n groet. Sodra jy `n goeie onderwerp opgestel het, is die volgende stap om die werknemer by die kliëntediens te groet. Moenie dadelik met jou probleem begin nie. Jy groet iemand netjies aan die telefoon? Dit kan iets so eenvoudig wees as "Beste kliëntediens".

4

Gaan voort met die standaard skryfmetodes. Maak seker jy kry die respek van die werknemer deur gebruik te maak van standaard skryfmetodes. Moenie alles in hoofletters tik nie, en moenie ekstra groot of dik skrifte gebruik nie. Gebruik gewone leestekens, spelling en kapitalisasie. Dan sal u e-pos ernstig geneem word.

5

Skryf in `n beleefde toon. Skryf beleefd, selfs as jy `n klag indien of jy jou frustrasie wil uitdruk. U sal dan meer as `n kliënt gewaardeer word en u sal waarskynlik ook meer hoflik behandel word.

6

Vertel wie jy is. Verbeel u uself na die groet. Skryf jou naam neer en verduidelik watter tipe kliënt jy is en of jy vir die eerste keer iets bestel het of `n herhalende kliënt is. In beide gevalle verkies die werknemer u as kliënt te hou. Noem ook jou geografiese ligging as dit relevant is.

7

Wees spesifiek. Gebruik spesifieke taal in u e-pos. Vermy algemene terme soos "my produk". Beskryf in detail watter produk of diens dit is en waarom stuur jy `n e-pos daaroor. Beskryf alle relevante gebeure sodat die werknemer presies weet wat die probleem is. As u hierdie inligting direk in die eerste e-pos plaas, sal u `n lang posuitruiling vermy.

8

Vra vrae duidelik. Wees duidelik in u e-pos. Moenie omdraai nie. As u die werknemer begroet het en u self bekend gestel het, begin u `n nuwe afdeling wat u vertel wat aangaan in dieselfde spesifieke taal soos in die vorige stap.

9

Skryf kort paragrawe. Maak seker dat u paragrawe kort is. `N Paragraaf van een, twee of `n maksimum van drie sinne lees makliker. Die werknemer kan dus die e-pos vinniger skandeer om te sien of hy prioriteit het, en as jy `n groot blok teks geskryf het, kan jou boodskap op die onderkant van die stapel geplaas word omdat hy / sy nie dadelik verstaan ​​wat jy bedoel nie.

10

Voltooi met `n eenvoudige handtekening. Beëindig die e-pos met `n afsluitende sin waarin u u versoek of kompliment opsom, gevolg deur `n groet. Jy kan eindig met "Met vriendelike groete", maar jy kan ook dadelik jou naam of e-pos handtekening eenvoudig plaas. U kan ook wys dat u `n vinnige reaksie wil hê deur te sê: "Wag op jou antwoord", of iets van daardie voorstelling.

11

Moenie aanhangsels stuur nie. Moenie aanhegsels stuur met `n eerste boodskap nie. Baie webwerwe het strooiposfilters wat e-posse met e-posse bevat, sodat jou boodskap in die asblik kom voordat dit lees.

12

Lees weer jou boodskap voordat jy dit stuur. As jou e-pos gereed is, wees nie te entoesiasties daaroor nie "boodskap". U moet eers weer die e-pos lees, sodat u seker is dat daar geen tik of spelfoute is wat u boodskap beïnvloed nie. Selfs as jy die e-pos op jou slimfoon geskryf het, is dit outomaties "gestuur vanaf my iPhone" Geen verskoning om toegelaat te word om spelfoute of grammatikale foute te maak nie.

13

Stuur `n herinnering. As u na `n paar dae nie `n antwoord op u e-pos ontvang het nie, kan u boodskap in die strooipos beland of die onderkant van die stapel slaan. Skryf `n e-pos waarin u die vorige e-pos noem en vra of dit goed ontvang is.

2

Wys dat jy slim is. Moenie pretensieus wees nie, maar wys dat jy slim is deur `n uitgebreide woordeskat te vertoon. As jy na die maatskappy se webwerf gekyk het en geleer het oor hul beleid, kan jy wys dat jy alles korrek gelees het, maar het nog nie `n antwoord op jou vraag gevind nie.

3

Moenie grap nie. Op hierdie manier het opmerkings en grappies hul eie plek, en dit is nie in `n e-pos wat ernstig geneem moet word nie, ten minste nie in die eerste korrespondensie nie. Hierdie soort taal kan as onvanpas ervaar word, en dit is wat jy wil vermy as jy met `n maatskappy gaan.

4

Moenie jouself aggressief uitdruk nie. Alhoewel jy gefrustreer kan word oor hoe `n produk of diens gehanteer is, kan jy niks bereik deur dit in `n kwaad e-pos te plaas nie. As jy jou probleem met respek en hoflikheid bespreek, sal jy kry wat jy voorheen wil hê.

5

Noem jou lojaliteit en dankbaarheid. As jy in jou e-pos skryf hoe lojaal jy nog altyd by die maatskappy was, sal die werknemer jou boodskap gouer waardeer en vinniger reageer.