nemuchtorstont.ru

Skep die agenda vir `n vergadering

`N Ordelike vergadering vereis `n goed geskrewe agenda. Maak seker dat jou vergadering nie so saai en doeltreffend word nie, aangesien baie vergaderings blyk te wees. Deur aan `n gedetailleerde maar buigsame agenda te hou, kan jy jou vergadering vaartbelyn en gefokus hou sodat jy al jou doelwitte vir jou vergadering in die kortste moontlike tyd bereik. Of jy nou jou eie kalender wil skryf, gebruik `n sjabloon of maak die beste uit `n agenda wat jy reeds het, sien stap 1 hieronder om te begin!

stappe

Deel 1
Skryf `n agenda

Skep `n agenda van nuuts af

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 1
1
Begin deur jou kalender `n titel te gee. Van die beste literatuur tot die droogste sigblad het byna elke belangrike dokument `n titel nodig, en byeenkomste is geen uitsondering nie. Jou titel moet die leser twee dinge vertel: Eerstens dat hy of sy `n agenda lees, en tweedens die onderwerp waaroor die vergadering handel. Sodra u `n besluit geneem het, sit u titel bo-aan u leë dokument. Die titel hoef nie blom of ingewikkeld te wees nie - in `n besigheidskonteks is gewone en direkte titels gewoonlik die beste.
  • Weerstaan ​​die drang om aparte of groot lettertipes vir jou titel te gebruik. In die meeste gevalle sal jy `n eenvoudige, waardige lettertipe soos Times New Roman of Calibri wil gebruik, en gee jou titel dieselfde grootte as die res van die letters op die dokument (of net `n bietjie groter). Onthou dat die doel van jou titel is om lesers in te lig waaroor hulle kyk, nie noodwendig om dit te vermaak of af te lei nie.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 2
    2
    voeg "wie?", "waar?" en "wanneer?" data na die kop. Na die titel het vergadering agendas gewoonlik `n kop wat in detail kan wissel afhangende van hoe formele u werkplek is. Hierdie kop is gewoonlik oor `n reël onder die titel. Gewoonlik stel jy kortliks feitelike inligting oor die vergadering in die kop, wat niks te doen het met die onderwerp wat bespreek gaan word nie. Dit is so dat mense wat nie by die vergadering teenwoordig is nie weet wanneer en waar dit plaasgevind het en wie teenwoordig was. Hier is `n paar dinge wat jy kan byvoeg - ongeag die data wat jy kies, moet jy seker maak dat jy elke stuk inligting duidelik aandui (maak die etiket teks vet werk hier):
  • Datum en tyd. Hierdie kan saamgevoeg word, of in hul eie afsonderlike afdelings.
  • Plek. As u maatskappy verskeie plekke het, kan u die adres neerskryf, maar as daar net een plek is, kan u die kamer wat u ontmoet, noem (bv. Vergaderkamer # 3).
  • Deelnemers. Werk titels is gewoonlik opsioneel, maar nie nodig nie.
  • Spesiale mense wat teenwoordig is. Dit kan spesiale gaste, sprekers of vergaderingleiers wees.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 3
    3
    Skryf `n kort stelling met doelwitte. Vergaderings wat nie `n duidelike doelwit het nie, loop die risiko om waardevolle tyd te mors, as deelnemers besluit dan waaroor hulle praat. Slaan `n reël na jou kop en gebruik vetgedrukte of onderstreepte teks om jou doelafdeling aan te dui met `n titel soos "doelstelling" of "doel"gevolg deur `n kolon of `n nuwe lyn. Beskryf dan in `n paar bondige en bondige sinne die punte wat vir die vergadering bespreek moet word. Stel jou voor om ongeveer 1-4 sinne hier te skryf.
  • As ons byvoorbeeld `n verklaring wil skryf met doelwitte vir `n begrotingsvergadering, kan ons dit gebruik: "doelstelling: Maak `n oorsig van belangrike begrotingsdoelwitte vir die boekjaar 2014-2015 en bespreek maatreëls vir langtermynkostebesparings. Daarbenewens, Direkteur O & O Marcus Feldman, wat die resultate van `n onlangse kompetisie studie voorlê."
  • As jy ooit in `n wetenskaplike konteks geskryf het, sien die stelling met doelwitte as die opsomming van die vergadering. Trouens, jy sê eintlik wat op die vergadering bespreek moet word, sonder om in besonderhede te gaan.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 4
    4
    Skryf `n skedule vir die hoofpunte van die vergadering. Bylaes help om die neiging van besigheidsvergaderings te bestry om te veel te lank voort te gaan. Slaan `n lyn oor na jou stelling met doelwitte, gee jou skedule `n vet of onderstreepte titel en begin met die maak van tye (wat moet ooreenstem met die hoofbesprekingspunte) in jou skedule. Om dit maklik te lees, gee u elke tydperk sy eie reël.
  • Dui elke tydperk aan met óf die beplande begin en eindtyd, of die hoeveelheid tyd wat jy wil hê elke deel moet neem. Kies een of ander stelsel en wees konsekwent. Om dinge te gooi lyk onprofessioneel.
  • Met ander woorde, jy wil elke tydsperiode aandui met die begin- en eindtye vir daardie onderwerp, of jy skryf net hoe lank jy dit wil neem. Byvoorbeeld, `n voorbeeldreël kan wees "14:00 - 14:05: Inleidings en teenwoordigheid" of "5 min: Inleidings en teenwoordigheid". U moet egter vermy om tussen die twee stelsels te wissel.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 5
    5
    Stel tyd opsy in die skedule vir enige spesiale gaste. Wanneer gaste na u vergadering kom om belangrike onderwerpe te bespreek, wil u die tyd in die vergadering vir hierdie mense opsy sit. Gee elke gas sy eie tydperk, al het hy of sy meer as een gesprek onderwerp. Op hierdie manier kan elkeen sy of haar eie vakke regstel.
  • Om verleentheidskedules te vermy, kontak die gaste vooraf om uit te vind hoeveel tyd elkeen benodig vir hul gespreksonderwerp.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 6
    6
    Verlaat ekstra tyd aan die einde van die vergadering vir `n opname. Op daardie tydstip kan mense vra vir verduidelikings oor verwarrende onderwerpe, hul eie opinies gee, voorstelle vir toekomstige vergaderings voorstel en ander kommentaar gee. U kan hierdie opname eksplisiet maak deur dit as die laaste deel van u skedule in te sluit, of u kan dit na die laaste punt van die vergadering self opbring.
  • As jy die einde van jou vergadering bereik en niemand het addisionele vrae of kommentaar nie, kan jy die vergadering vroegtydig beëindig. Baie van u deelnemers sal waarskynlik dankbaar wees vir hierdie!
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 7
    7
    Miskien kan jy `n oorsig gee van die onderwerpe vir bespreking. Gewoonlik is die skema die leeu-deel van die vergadering agenda - die deel waarna mense kyk om die bespreking te lei. Alhoewel dit nie noodsaaklik is om hierdie ekstra moeite te doen nie, kan `n ekstra oorsig van belangrike punte baie nuttig wees vir verspreide deelnemers. `N Oorsig herinner aan die deelnemers van die rangskikking van idees wat by die vergadering aangebied word, en help mense wat probleme ondervind om elke onderwerp te hou. Hieronder kan u `n voorbeeld sien van die tipe oorsig wat u waarskynlik wil gebruik:
  • I. Begrotingsitems met hoë prioriteit
  • A. Reisbegroting vir werknemers
    B. Tariewe vir handelaars
  • i. Onderhandel `n beter transaksie?
    • C. Koste lobbying
    II. Maatreëls vir die verbetering van omset
    • A. Alternatiewe diensooreenkomste
    • i. Huidige opsies aan kliënte
      ii. Versoek terugvoer
    B. Herbelegging in mobiele tegnologie
    ...en so aan.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 8
    8
    Kontroleer die agenda vir foute voordat u dit uitdeel. Aangesien sommige van die deelnemers baie op die vergaderingagenda kan staatmaak, is dit `n goeie idee om hulle te kontroleer vir foute voordat hulle uitgereik word. Dit is nie net `n guns vir die deelnemers nie, dit weerspieël ook positief op u aandag aan detail en die waarde wat u vir u posisie het.
  • Daarbenewens kan u seker maak dat daar geen foute in u kalender is nie tyd red en jy gesig spaar tyd, omdat die tyd om `n agenda vol foute te verduidelik, jou vergadering kan verwar en vir jou verleentheid kan wees, veral as daar belangrike mense teenwoordig is.

    • Gebruik `n kalender sjabloon



    Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 9
    1
    Gebruik `n sjabloon wat by jou woordverwerker kom. Baie woordverwerkingsprogramme, soos Microsoft Office, bladsye vir Mac en so meer, het standaard templates vir alle soorte persoonlike en professionele dokumente, insluitende die byeenkoms van kalenders. Met hierdie sjablone kan jy `n professionele dokument verrassend vinnig en maklik maak. Gewoonlik word hierdie tipe sjablone verdeel in logiese afdelings met `n esteties aangename uitleg. U moet net die relevante data in die ooreenstemmende spasies tik, en u is gereed om te gaan!
    • Alhoewel elke woordverwerker effens anders is, sal die meeste van die templates jou laat navigeer na die templates via die menubalk bo-aan die aansoek venster.
    • As jy templates vir tekstverwerkers kan gebruik, maar nie toepaslike templates vir vergaderingskedules het nie, kan jy een van die program se webwerf aflaai. Byvoorbeeld, sjablone vir Microsoft Word is beskikbaar op office.microsoft.com, terwyl jy bladsye vir Mac-templates in die Apple App Store kan vind.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 10
    2
    U kan ook `n sjabloon aflaai vanaf `n eksterne bron. As jou woordverwerker nie standaard met kalendersjablone kom nie en jy kan dit nie op die amptelike webwerf kry nie, moenie bekommerd wees nie. Daar is genoeg aanlyn templates beskikbaar. `N eenvoudige soektog op die soekenjin van jou voorkeur, byvoorbeeld "vergadering agenda sjabloon" jy sal dekades relevante resultate lewer. Aangesien nie al hierdie resultate uit amptelike, betroubare bronne kom nie, is dit belangrik om `n onderskeid te maak as u kies watter templates u sal gebruik. Hier is `n paar eksterne webwerwe wat u dalk wil besoek:
  • Stoor Word Templates - Hierdie professionele webwerf bied baie kwaliteit templates vir Microsoft Word.
  • Word Templates Online - Nog `n goeie bron vir Word templates. Hierdie bladsy bied egter slegs `n paar keuses.
  • iWorkCommunity - `n goeie kalender sjabloon vir Pages. Hierdie sjabloon is egter vir ouer weergawes van Pages (vir `09).
  • Die App Store het ook talle templates vir Pages. Ongelukkig is dit nie almal gratis beskikbaar nie.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 11
    3
    Vul die velde in jou sjabloon in. Sodra u `n geskikte sjabloon in u woordverwerker gekry het, of afgelaai een wat u wil, moet u net die sjabloon invul met die nodige data. Die meeste templates sal duidelik gemerkte gebiede hê om name, tye, gespreksonderwerpe, afdelingstitels, ensovoorts in te tik. Voltooi alle relevante velde om jou agenda te voltooi, en kontroleer daarna jou werk vir foute. Egter bruikbare kalender templates kan wees, hulle beskerm jou nie teen spel, grammatika en feitelike foute nie.
  • Moenie enige velde leeg laat nie. Niks lyk meer amateuries as, byvoorbeeld, `n reël in `n skema wat net sê "Tik hier". As daar een of ander rede is om dele van die sjabloon wat u nie wil invul nie, verwyder hulle dit in plaas daarvan om hulle leeg te laat.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 12
    4
    Maak klein veranderinge wat aan u behoeftes voldoen. Sjablone vir spammingsagendas kan baie handig wees, maar daar is geen rede waarom jy moet hou by die standaard styl en uitleg van die kalender nie. U kan die inhoud en styl van die sjabloon verander na eie goeddunke om te verseker dat u agenda voldoen aan die standaarde wat u maatskappy vir u gestel het en wat u vir die vergadering gestel het.
  • Byvoorbeeld, as jy `n sekere sjabloon daar baie goed vind lyk, maar die koptekst daarvan is so lank dat die aandag, voel vry om onnodige afdelings van die koptekst na eie insig te verwyder, solank jy dat op so `n manier doen dat Die uitleg van die dokument is nie verwoes nie, of die agenda lyk lelik.

    • Deel 2
    Beste praktyke vir die gebruik van `n agenda

    Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 13
    1
    Kies eers die belangrikste onderwerpe. By die beplanning van vergaderings is dit gewoonlik `n goeie beleid om die belangrikste onderwerp eerste in die skedule te plaas. Hiermee bereik jy twee dinge. Eerstens verseker dit dat almal hierdie belangrike kwessies kan bespreek wanneer hulle aan die begin van die vergadering hul beste en nog nie moeg is nie. Tweedens verseker dit dat indien die vergadering vroeg afloop of sekere deelnemers voor die einde moet verlaat, die belangrike onderwerpe reeds bespreek is.
    • Vergadering gaan nie altyd soos beplan nie. As klein, onbelangrike onderwerpe aan die einde van `n vergadering val, kan dit moontlik wees om dit self op te los, of later `n ander vergadering te beplan. As jy egter nie in staat is die belangrikste gespreksonderwerpen te behandel, is jou vergadering daar nie in geslaag om `n deel van die doelstelling te bereik, wat vir jou beide frustrerend as verleentheid kan wees. Plaas die belangrikste onderwerpe bo-aan jou skedule gewoonlik hierdie probleem.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 14
    2
    Hou by die skedule van jou agenda, maar wees buigsaam. By die beplanning en leiding van `n vergadering is een van die grootste gevare dat dit langer neem as wat beplan word. Werknemers het gewoonlik een hekel te lank vergaderings, en terecht, omdat hulle ongelooflik saai kan wees en dat mense nie werklik werk kan doen nie. Om jou vergadering op die regte spoor te hou, hou die klok in die oog, en as jy die kans kry, sal jy hoflik voortgaan deur iets soos: "ons moet regtig na die volgende onderwerp gaan as ons hier betyds wil vertrek."
  • Vergaderings verval gereeld egter nie volgens plan, dus moet jy voorbereid wees om te vergoed as `n deel van jou vergadering langer duur as wat jy sou wou hê. Wees buigsaam om soveel as moontlik te bespreek in die beperkte tyd wat u vir u vergadering het. Byvoorbeeld, as `n deel van jou vergadering eindig, kan jy die bespreking verkort vir ander dele van jou vergadering of relatief onbelangrike dele van die vergadering laat om te verseker dat dit betyds eindig.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 15
    3
    Begin jou agenda goed voor die vergadering te skryf. Hoewel agenda`s nie noodwendig ewe belangrik is as ander soorte besigheid dokumente (soos verslae, sigblaaie met data, presentatiedia`s, ens.), Wil jy tog dat jy agenda daar so professioneel en gelek moontlik lyk, veral as jy dit met jou kollegas deel tydens die vergadering. Om te verseker dat u genoeg tyd het om `n goeie gehalte dokument te produseer, begin u agenda so vroeg as moontlik te skryf.
  • Begin vroeg gee jou ook die voordeel dat jy terugvoer op jou agenda vir die vergadering kan ontvang. Deur `n voorlopige weergawe van jou kalender met kollegas of toesighouers te deel, en om hul insette te vra, kan u foute herstel en ongelooflike besonderhede byvoeg wat nie daar voorheen was nie. As jy wag tot die laaste sekonde om jou agenda te skryf, het jy dalk nie tyd om hierdie terugvoer te vra nie.
  • Alhoewel jy die dag voor die vergadering met die dagboeke vir gewone, alledaagse vergaderings kan wegkom, kan dit weke duur om `n belangrike vergadering voor te berei.
  • Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 16
    4
    Deel die agenda met die deelnemers vir die vergadering. Om te verseker dat almal op die vergadering verskyn met volle kennis van die onderwerp wat bespreek word, sal jy die agenda met almal van vooraf wil deel. Afhangende van die maatskappy kultuur waar jy werk, kan dit beteken dat jy verskillende afdrukke uitdruk en dit persoonlik uitdeel of eenvoudig die agenda as `n aanhangsel e-pos. Maar jy het jou agenda versprei, maak seker dat dit sonder tegniese foute is voordat jy dit stuur.
  • Afhangende van die belangrikheid van die vergadering, kan u deelnemers die agenda minstens een uur of twee voor die vergadering gee. Vir groot, belangrike vergaderings kan dit nodig wees om die agenda `n dag of langer van vooraf te stuur.
  • Aangesien mense dikwels besig is of vergeetlik is, is dit `n slim idee om `n aantal ekstra kopieë van die agenda by die vergadering te bring indien iemand hulle vergeet.

    • wenke

    • As iemand nie die vergadering kan bywoon nie, oorweeg een "Aangekondig afwesig" skep `n afdeling bo-aan die agenda, of laat ruimte daarvoor en kondig dit net aan tydens die vergadering.
    • `N uitstekende hulpmiddel vir een produktiewe vergadering gebruik "DARV": Doelwitte, Agenda, Rolle & Verantwoordelikhede. U vergadering moet eerstens een wees doelstelling het. As jy net `n vergadering het om inligting te gee, moenie die tyd van mense met `n vergadering mors nie. Stuur vir hulle `n nuusbrief. Die doelstelling moet `n aktiewe komponent hê en, indien moontlik, `n produk wat moet vertoon: "Bepaal die kwartaallikse doelwitte vir die span". Die agenda is `n lys van onderwerpe wat jy aanpak om daardie doel te bereik, met `n tydsbeperking om jou op koers te hou. Byvoorbeeld "1. Gaan die status van die teikens vir die vorige kwartaal (15 minute), 2. Enige ander voorstelle vir die doelwitte (20 minute), 3. Kies die top 5 doelwitte (10 minute), ens." Vir Rolle en Verantwoordelikhede, bepaal jy wie die vergadering lei, wat aantekeninge maak en wat aksiepunte toeken wat uit die vergadering voortspruit.
    • As jou maatskappy `n spesiale vorm vir kalenders het, gebruik hierdie vorm as `n sjabloon. Vir sommige plekke is dit noodsaaklik om by die formule te hou.
    • Afhangende van wat jou kollegas verkies, kan dit nuttig wees om `n sperdatum te hou vir mense om idees op die agenda voor te stel. Noem `n sluitingsdatum en -tyd, en hou daarby. Maak ruimte vir byvoegings waar hulle die agenda verbeter, of wanneer gebeurtenisse die plek van jou oorspronklike kalender insluit.
    Deel op sosiale netwerke:

    Verwante