nemuchtorstont.ru

Maak minute

Baie geluk, jy is pas verkies of aangestel as sekretaris in die direksie! Weet jy hoe om minute te neem tydens `n vergadering en hoe om uit te werk en die minute wat jy gemaak het aan te bied? Hier volg `n stapsgewijze verduideliking van hoe om die notules van beide informele vergaderings en meer amptelike vergaderings te maak, waarvoor u ook die algemeen gebruikte handleiding vir vergaderings en konferensies in die Verenigde State kan vind. Robert se orde van orde

(letterlik: Robert se reëls) om te raadpleeg.

stappe

Deel 1
voorbereiding

Prent getiteld Neem notule Stap 8
1
Maak seker dat jy bekend is met die vergaderingreëls van die organisasie. As die sekretaresse amptelike notule moet maak, vra of jy Robert se reëls of enige ander handleiding moet volg. As die reëls minder amptelik is, vra wat presies in die notule ingesluit moet word en hoe dit gebruik gaan word.
  • As sekretaris hoef jy nie al die Reëls van Robert van harte te ken nie. Tog kan dit `n goeie idee wees om die boek te koop (of om dit van die voorsitter te vra), want dit bevat baie nuttige en spesifieke inligting.
  • Maak seker dat jy weet wat jou rol is. Dit mag wees dat die sekretaris of die notule sekretaris nie aan die vergadering deelneem nie, maar dit mag ook wees dat hy of sy deelneem aan die bespreking en terselfdertyd `n aantekening maak. Die rol van die sekretaris is altyd meer beskeie en hy of sy is minder prominent as die voorsitter van die organisasie of die persoon wat die vergadering lei.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 3
    2
    Berei vooraf `n model voor. Byeenkomste bevat dikwels grootliks dieselfde inligting. Maak dus `n model met `n standaardformaat waarin jy altyd herhalende dele insluit. In elk geval, spaar ruimte vir die volgende inligting:
  • Naam van die organisasie.
  • Soort vergadering. Is dit `n vaste weeklikse of jaarlikse vergadering, die vergadering van `n kleiner komitee, of word die vergadering belê vir `n spesiale rede?
  • Datum, tyd en plek. Los ruimte vir die begin en eindtyd (opening en sluiting).
  • Die naam van die voorsitter of persoon wat die vergadering lei en die naam van die sekretaris (of hul plaasvervangers).
  • Lys van "deelnemers" en "verskonings van afwesiges". Dit is `n chique naam vir die bywoningslys. Maak kennis of die kworum (die minimum aantal mense wat nodig is om op `n voorstel te stem) teenwoordig is.
  • Ruimte vir jou handtekening. As sekretaresse moet u altyd u werk onderteken. As die notule goedgekeur moet word, kan dit wees dat `n bykomende handtekening nodig is. Dit hang af van die beleid van die organisasie.
  • `N Agenda, as daar een is. As die voorsitter of die persoon wat die vergadering lei, u nie gevra het om `n agenda op te stel nie, moet die agenda op versoek beskikbaar wees. `N Agenda is `n goeie hulpmiddel vir die skryf van vergaderings.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 1
    3
    Maak seker jy het `n notaboek of skootrekenaar saam met jou. Wat jy ookal saamneem, maak seker dat dit maklik kan werk. As jy meer gereeld notules wil neem, koop `n spesiale notaboek of maak `n gids daarvoor op jou rekenaar.
  • As u die notule van `n vorige vergadering gemaak het en hulle nog nie vir goedkeuring ingedien is nie, neem dan die notule na die vergadering.
  • Jy kan die vergadering opneem deur `n stemopnemer te gebruik. Dit kan nuttig wees as u die notule uitwerk, maar u moet ook altyd notas maak. As jy die vergadering opteken, vra of almal dit eens maak en maak seker dat die notules nie letterlik transkripsie van die opname is nie.
  • U kan aantekeninge vinniger maak met behulp van `n vinnige kopie of kortskrif, maar u hoef nie elke woord neer te skryf wanneer u neerskryf nie. Dit is selfs beter om dit nie te doen nie.
  • As dit beoog word dat almal u kan volg terwyl u aantekeninge neem, kan u `n oorhoofse projektor of aanbiedingsstandaard gebruik. Maak seker dat jy jou notas netjies en sonder vlekke of plooie na die vergadering kan neem om die notule te voltooi.

    • Deel 2
    Neem aantekeninge

    Prent getiteld Neem notule Stap 2
    1
    Laat `n bywoningslys. Sodra almal daar is, laat `n vel papier (of by groot vergaderings met baie mense, verskeie velle) met plek vir almal se naam en kontakbesonderhede. U kan dit na die vergadering gebruik om die deelnemers van die deelnemers in te vul, maar u kan ook die voltooide lys name direk by die notule heg.
    • As daar baie mense is wat jou nie goed ken nie, kan dit nuttig wees om `n kaart van al die stoele te teken en dit in te vul deur al die teenwoordige een vir een te vra om hulself voor te stel. Hou hierdie kaart handig as jy minute neem, sodat jy mense met hul naam kan noem, indien dit toepaslik is (sien hieronder).
  • Prent getiteld Neem notule Stap 9
    2
    Vul soveel moontlik dele van die model in. Terwyl u wag vir die vergadering om te begin, kan u die naam van die organisasie, die datum en plek van die vergadering en die soort vergadering (byvoorbeeld: weeklikse direksievergadering, vergadering van `n spesiale komitee, ens.) Kennis neem. Let op die openingstyd op die oomblik dat die vergadering begin.
  • As u nie `n model het nie, moet u hierdie inligting aan die begin van u aantekeninge opmerk.
  • As die vergadering vir `n spesiale rede of op `n spesiale tyd byeengeroep word, red die konvokasie wat aan die lede gestuur is. Voeg die konvokasie by as `n aanhangsel by die gedetailleerde notules.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 11
    3
    Skryf die resultaat van die eerste voorstel neer. `N Amptelike vergadering begin gewoonlik met `n voorstel (formeel: `n mosie) om die agenda goed te keur, dus gebruik ons ​​dit as voorbeeld hier. As die vergadering begin met `n ander voorstel, let asseblief op dieselfde relevante inligting:
  • Amptelik sê iemand wanneer `n voorstel gemaak word (of `n mosie indien) "Ek stel voor" (In Engels: "Ek beweeg"). So is dit gesê "Ek stel voor om die agenda goed te keur."
  • Die naam van die persoon wat die mosie voorlê (di die persoon wat die voorstel doen).
  • Die uitslag van die stemming. As daar `n stem is, moet u die notule neerlê "goedkeuring van die voorstel." As jy teen dit stem, let asseblief daarop "voorstel verwerp."
  • As `n voorstel te lank is om woord vir woord neer te skryf, vra of die mosie skriftelik ingedien kan word. As dit vaker voorkom, kan u buite die vergaderings vra of dit nie die amptelike beleid is om mosies voor te lê of voorstelle van `n sekere aantal woorde te maak nie.
  • As u die agenda opgestel het, kan dit ook wees dat u `n gelyktydige spreker is en die persoon wat hierdie mosie voorlê. Dit is nie `n probleem nie. Solank jy onpartydig bly, kan jy sonder enige probleme jou eie optrede in die notule opneem.
  • 4
    Skryf die ander voorstelle tydens die vergadering neer. Luister noukeurig na alle besprekings, maar (tensy anders vermeld!) Moet dit nie neerskryf nie. Wanneer `n nuwe voorstel gemaak word, let slegs op die relevante inligting.
  • Moenie vergeet van elke nuwe voorstel die presiese bewoording van die mosie nie, die naam van die persoon wat die mosie voorlê en die uitslag van die stemming.
  • Met `n paar bewerings moet die voorstel deur `n sekonde ondersteun word voordat die stemming kan plaasvind. Byvoorbeeld, as iemand sê "Ek verdeel die mosie" of "Ek ondersteun die voorstel", en let op die naam van daardie persoon as `n tweede.
  • As jy wil hê dat die mosie herhaal word, maar jy weet nie hoe die persoon wat die mosie ingedien word, die vergadering beleef om die betrokke persoon vir sy of haar naam te vra nie. Die presiese opname van die korrekte inligting is belangrik genoeg om `n kort onderbreking te regverdig.
  • As `n voorstel verander word, herschryf die voorstel in u aantekeninge. Tensy nie almal met die verandering saamstem nie en dit baie bespreek word, is dit nie nodig om daarop te let dat `n verandering (amptelike: wysiging) aangebring is nie.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 6
    5
    Luister noukeurig na alle verslae en verslae en vra vir `n afskrif. Let op wanneer iemand `n verslag, nuusbulletin of soortgelyke hardop die naam van daardie persoon (of die naam van die subkomitee wat die eerste weergawe opgestel het) hardop lees. As `n mosie daaraan behoort, teken dit op dieselfde manier as alle ander voorstelle.
  • Dit is baie nuttig om te verseker dat u `n afskrif aan die einde van die vergadering kry. Let daarop dat u na die vergadering die leser of die persoon wat die vergadering lei (die voorsitter van die organisasie of die vergadering) moet vra om `n afskrif te versoek. Nadat u die notule geskryf het, voeg u `n afskrif van elke verslag by of rapporteer dit as `n aanhangsel.
  • As daar geen kopieë beskikbaar is nie, let op waar die oorspronklike stuk gered is of indien nodig, vra dit na die vergadering.
  • Wanneer `n lid van die vergadering iewers `n mondelinge verslag gee, in plaas van om die geskrewe teks te lees, skryf `n kort, objektiewe opsomming van daardie verslag. Vermy spesifieke besonderhede en moenie die spreker letterlik aanhaal nie.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 7
    6


    Teken alle aksies wat geneem en toegewys is, op. Dit sluit in beide wat gesê word oor die uitvoering van die take wat op die vorige vergadering toegewys is en al die nuwe opdragte en aksies wat geneem moet word. Is iemand aangestel om `n brief te skryf? Teken dan die naam van die persoon en die instruksies wat gegee is op.
  • Afhangende van hoe formele die vergadering is, sal baie van hierdie aksies onder die punt wees "bewegings" (of "voorstelle"). By `n meer informele vergadering, hou jou ore oop vir enige minder duidelik geformuleerde besluite.
  • Gee kortliks die rede waarom `n bepaalde besluit geneem is.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 5
    7
    Skryf alle opdragte neer. Wanneer `n beswaar teen `n bepaalde prosedure gemaak word, let asseblief op die beswaar volledig, die rede daarvoor en die volledige besluit soos geformuleer deur die voorsitter.
  • Moenie vergeet om in die notule enige verwysings na Robert se Reëls van Orde, die statute van die organisasie of die maatskappy se protokol in te sluit nie.
  • 8
    Skryf opsommings van besprekings slegs wanneer gevra word. Amptelik moet die notule daarvan `n verslag wees gedoen is, en nie van wat is nie gesê is. In elk geval moet u altyd die voorskrifte van die organisasie so noukeurig as moontlik volg.
  • Wees so objektief en onpartydig as moontlik wanneer besprekings aangeteken word. Sluit konkrete punte, geen menings in en gebruik so min bywoorde of byvoeglike naamwoorde as moontlik. Probeer om so droog, feiteloos en saai te skryf as jy kan!
  • Moenie die name in die opsomming van die bespreking noem nie. Dit is veral belangrik in verhitte besprekings wat sommige mense dalk beledig kan laat voel.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 10
    9
    Verseker `n goeie afhandeling aan die einde van die vergadering. Skryf die tyd neer waarop die vergadering gesluit is. Moenie vergeet om afskrifte van enige verslae te bring of iemand te vra om hulle per e-pos te stuur nie.
  • Lees altyd jou notules om te sien of niks ontbreek nie en as daar geen ekstra verduideliking gegee word nie. As jy iemand moet vra, doen dit voordat almal weg is.

    • Deel 3
    Werk die notules uit

    1
    Begin so gou as moontlik. U kan die amptelike notule direk na die vergadering afskryf, wanneer alles nog vars in u geheue is.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 14
    2
    Tik die vergadering notas op `n rekenaar. As jy tydens die vergadering `n skootrekenaar gebruik het, het jy dit alreeds gedoen. Stoor jou notas en maak `n nuwe dokument vir die notules, sodat jy aan die einde jou notas en die notules kan vergelyk om dit te vergelyk.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 13
    3
    Verdeel jou notas in duidelike paragrawe. Vir elke mosie, elke besluit en elke punt van orde, begin `n nuwe paragraaf. Let op die volgende wanneer u die notule opstel:
  • Vermy spel- en grammatikale foute. Indien nodig, gebruik die speltoetser.
  • Skryf die hele teks in dieselfde werkwoord. Gebruik die verlede of die huidige tyd, maar gebruik dit nie binne een en dieselfde dokument nie.
  • Notule moet so objektief en onpartydig moontlik wees. U eie mening mag nooit uit die notule verskyn nie. Dit is bedoel dat u `n objektiewe en onpartydige verslag skryf wat deur enigiemand gebruik kan word.
  • Gebruik eenvoudige, presiese taal. Herskryf alles wat vaag klink in `n meer presiese bewoording en verwyder te kleurvolle beskrywings of wolle taal.
  • Neem slegs die aksies wat geneem word, nie die besprekings nie. Tensy u opdrag gegee is om al die besprekings op te teken, moet u net daarop konsentreer gedoen is, en nie op alles daar nie gesê is.
  • Nommer die bladsye sodat hulle later later na verwys kan word.
  • Prent getiteld Neem notule Stap 15
    4
    Stuur almal wat die vergadering bygewoon het, `n eerste konsep van die notule. U kan die kontakbesonderhede op die bywoningslys gebruik, of as u nie een het nie, kan u die voorsitter van die vergadering vra hoe almal bereik kan word.
  • 5
    Maak seker dat die notule goedgekeur is. U mag gevra word om die notule hardop te lees tydens die volgende vergadering en in te dien vir goedkeuring. Indien die voorstel aanvaar word, dui aan op die notule wat hulle goedgekeur het.
  • As die notules reggemaak word voordat dit goedgekeur word, verander die dokument en dui aan dat die minute reggestel is. U hoef nie beskrywings van spesifieke regstellings te gee nie.
  • Wanneer iemand ná goedkeuring van die notule `n mosie indien ter regstelling, neem dan die presiese bewoording van die mosie op in die betreffende notule en noteer of die voorstel wel of nie is aangeneem.

    • wenke

    • Tik die notule onmiddellik na die vergadering uit. Dit is die beste wanneer alles nog vars in jou geheue is. Dit is dus ook belangrik dat die deelnemers so spoedig moontlik `n afskrif ontvang waarin die opdragte uitgeskryf word.
    • Bly so naby as moontlik aan die voorsitter van die vergadering sodat jy alles duidelik kan verstaan ​​en vra vir verduideliking.
    • Vra mense om hul voorstelle neer te skryf sodat jy dit nie ter plaatse moet doen nie.
    • Hou die notule op `n veilige plek.
    • U kan die vergadering te eniger tyd onderbreek en verduidelikings aanvra.
    • Notules is baie belangrik. Hulle word in `n argief gehou en word later later geraadpleeg. Veral wanneer dit by regsaangeleenthede kom, kan iemand se reputasie daarvan afhang.
    • Lees sekere fragmente uit Robert se orde van orde, veral die afdeling oor hoe om `n goeie sekretaris te word.
    • Skryf dinge neer in die volgorde waarin hulle gebeur. As `n sekere onderwerp twee keer genoem word, skryf dit twee keer, en moenie dit onder een noemer opsom nie.

    waarskuwing

    • Moenie die notule te gedetailleerd maak nie. Selfs as u gevra word om die besprekings te besigtig, doen dit so kort en bondig as moontlik. Beperk jou tot die vertoon van die belangrikste punte, anders word dit al gou te veel waardeur jy die draad kwytraak en die gevaar bestaan ​​dat jy allerlei irrelevante besonderhede opneem.
    • Die notule mag nooit die persoonlike mening of gevoelens van die notule sekretaris weerspieël nie!
    • As daar vir `n gedeelte van die vergadering die professionele geheimhouding tussen byvoorbeeld `n prokureur en sy of haar kliënt is, hoef u nie aantekeninge van daardie afdeling te maak nie. Let daarop dat in plaas daarvan "Die raad het dit bekend gemaak dat die onderhoud onder professionele geheimhouding tussen prokureur en kliënt geval het. Geen minute is gemaak van die gesprek nie".
    • Wanneer u die notule van `n vertroulike gesprek soos hierbo beskryf, maak afsonderlike notules en hou dit nie saam met die notules van gewone vergaderings nie. Gee duidelik dat dit vertroulike inligting is en maak seker dat dit duidelik is wie toegang het tot dit.
    Deel op sosiale netwerke:

    Verwante