Stoel `n vergadering

Besigheidswerk, veral in `n kantooromgewing, vereis `n mate van samewerking. Belangrike besluite vereis dikwels die insette van meer as een persoon en belangrike projekte sal dikwels die kundigheid van verskeie mense moet gebruik. Vergaderings is een manier om die samewerking meer gestruktureer en georganiseer te maak, maar sonder `n doel of leierskapbyeenkomste kan dit vinnig te lank en ondoeltreffend word. Om te weet hoe om `n vergadering te beplan, voor te berei en te lei, kan die verskil tussen `n effektiewe vergadering of vermorsde tyd beteken.

conținut

Stappe
Deel 1berei die vergadering voor
Deel 2stoel die vergadering
Deel 3lei die vergadering effektief

stappe

Deel 1
Berei die vergadering voor

Bespreek die volgende ontmoeting met u deelnemers. As jy hoor dat jy `n komende vergadering sal stoel, is een van die eerste dinge wat jy moet doen, tyd spandeer met die mense wat teenwoordig sal wees (veral diegene met `n hoër rang of belangrike mense). Vra hulle of daar iets is waaroor hulle oor die vergadering wil praat. Neem notas van hul antwoorde en gebruik dit as `n riglyn vir die skryf van die agendapunte.

Deur deelnemers te vra wat hulle wil bespreek, is `n slim stap, nie net omdat dit makliker is om agenda-items op te doen nie, maar ook omdat hulle alreeds so betrokke is vir die werklike vergadering. Mense is geneig om meer aandag te gee en teenwoordig by `n vergadering as hulle weet dat sake wat vir hulle belangrik is, bespreek word.

Skryf die agenda vir die vergadering en deel dit. `N Agenda vir `n vergadering kan `n waardevolle hulpmiddel vir die voorsitter wees, maar ook vir die deelnemers. Kalenders bevat waardevolle inligting oor die vergadering, soos wanneer en waar dit sal plaasvind en wie sal daar wees. Belangriker, hulle bied `n oorsig van al die onderwerpe wat bespreek sal word, sodat almal goed kan voorberei. Stuur die vergadering punte na almal voordat die werklike vergadering plaasvind - hoe belangriker die vergadering is, hoe vroeër moet jy dit stuur.

Iets wat jou agenda beslis moet bevat, is `n skatting van die tyd wat vir elke besprekingspunt toegeken kan word. Deur vooraf `n rowwe rooster te maak, sal dit makliker wees om nie die vergadering te lank te maak nie. Alhoewel sommige van die punte in jou dagboek kan uitloop (en ander neem `n bietjie korter), maak dit `n skedule baie makliker om hieraan te let en moontlik in te gryp.

Ondersoek die besprekingsonderwerpe en enige vorige vergaderings. Die mense wat die vergadering bywoon, mag dalk nie op hoogte gehou word van die onderwerpe wat u wil bespreek nie - sommige het nie vorige vergaderings bygewoon nie, terwyl ander eenvoudig vergeet het. As voorsitter is dit `n goeie idee om die geskiedenis tot dusver van `n bepaalde besprekingspunt te ken. Probeer om te praat met mense wat vorige vergaderings bygewoon het om te leer oor enige belangrike onvoltooide besigheid wat u in u vergadering moet bespreek. U kan ook die argiefwenner vir die notule vra as hulpmiddel om die beplanning te gee.

Die notule van vorige vergaderings kan `n belangrike bron van inligting vir u as voorsitter wees. Hierdie opsommings bespreek die besprekings wat plaasgevind het en besluite geneem tydens vorige vergaderings, wat dit relatief maklik en vinnig maak om terug te wees. U kan selfs belangrike notules van vergaderings aan u deelnemers stuur via u agenda.

Maak seker dat u vooraf vergaderruimte bespreek. `N Dag voor die vergadering moet jy seker maak of die kamer vir die vergadering skoon, aanbiedbaar en gereed is as akkommodasie vir die deelnemers in die vergadering. U moet seker maak dat tegnologiese dele van die vergadering (soos aanbiedings, projektors, skerms, ens.) Behoorlik funksioneer en onmiddellik gebruik kan word. Tegniese rompslomp kan waardevolle tyd mors en u vergadering glad verloop.

As jy `n elektroniese aanbieding (soos PowerPoint, ens.) Gebruik, moet jy tyd neem om jou te vergewis van die afstandsbediening of clicker wat jy sal gebruik om skyfies te skakel. U sal eerder nie tyd mors met die werking van toestelle terwyl u belangrike onderwerpe kan bespreek nie.

Deel 2
Stoel die vergadering

Dui aan dat die vergadering kan begin. Wanneer dit tyd is om die vergadering oop te maak en alle deelnemers (of ten minste alle belangrike persone) teenwoordig is, vra die aandag van almal in die kamer. Stel jouself voor as voorsitter en dui die doel van die vergadering aan. Maak duidelik wat die beoogde rooster vir die vergadering is deur almal in te lig oor hoeveel tyd jy daaraan wil spandeer - dit kan vroeër of vroeër wees, maar deur `n eindtyd as limiet aan te dui, help jy om die vergadering op die regte spoor te hou. As sommige van die deelnemers mekaar nie ken nie, neem `n oomblik om almal hulself kortliks voor te stel en hul rol aan te dui, en belangrike deelnemers bekend te stel.

Let daarop dat sommige maatskappye en organisasies streng gereguleerde prosedures gebruik om `n vergadering te open en te hou. Die Amerikaanse Federasie van Staatsamptenare, Munisipale en Munisipale Werknemers (AFSCME) gebruik `n stelsel genaamd Robert se Bestellingsreëls, wat bestaan uit `n bestelling deur `n hamer te tref en baie spesifieke reëls vir die bekendstelling en aanneming van bewegings. .

Maak `n lys van relevante punte uit vorige vergaderings. Aan die begin van die vergaderings wat deel uitmaak van `n langtermynprojek, is dit belangrik om al diegene wat teenwoordig is, in kennis te stel van die huidige stand van sake deur `n kort opsomming te gee van relevante gebeure of besluite uit vorige vergaderings. Nie elke geskenk weet so veel van die besprekingspunte soos wat jy doen nie, dus deur vinnig aan alle deelnemers oor die huidige stand van die projek deel te neem, kan jy `n lang pad gebruik om jou vergadering doeltreffend en effektief te maak.

Eerder as om jouself uit vorige vergaderings te noem, kan jy `n amptelike sekretaris of `n argiefspan vra om hierdie notules te lees om die opsomming `n formele karakter te gee.

U kan ook oorweeg om belangrike korrespondensie of kommunikasie na die laaste vergadering te lees.

Let daarop dat as u kopieë van die notas / korrespondensie onder die teenwoordiges versprei, dit gewoonlik nie nodig is om dit hardop te lees nie.

Gee belangrike deelnemers die geleentheid om verslag te doen oor die stand van sake. Laat mense met relevante kennis diegene in kennis stel van nuwe of onlangse ontwikkelings wat sedert die laaste vergadering plaasgevind het. Dit kan amper alles wees - byvoorbeeld, nuwe probleme wat jou maatskappy of organisasie in die gesig staar, veranderinge in die werksmag, projekontwikkelinge en strategiese veranderinge kan bespreek word. Die deelnemers wil ook ingelig word oor die resultate van spesifieke aksies wat geneem is in reaksie op besluite geneem tydens die vorige vergadering.

Dui aan watter items nog nie hanteer is nie. As daar onopgeloste probleme of besluite is wat nie tydens die vorige vergadering geneem is nie, probeer om dit aan te spreek voordat u met ander probleme voortgaan. Hoe langer die ou probleme vorentoe gestoot word, hoe minder sal `n deelnemer in die vergadering verantwoordelik voel. Probeer dus om tydens die vergadering te bepaal wat die huidige sake nog moet hanteer. Gewoonlik word onvoltooide onderwerpe spesifiek genoem as "onvoorspelbaar" of "voorgelê vir toekomstige bespreking" in minute van vorige vergaderings.

Afhangende van die kultuur en die reëls by die werk, kan u maatskappy of organisasie spesifieke prosedures hê om `n besluit te neem. Byvoorbeeld, die meerderheid van die deelnemers moet net konsensus bereik, of `n bepaalde groep individue op hoë vlak kan die taak verrig. om alle besluite te neem.

Let daarop dat sommige dinge net te groot is om in die tydperk tussen twee vergaderings te voltooi. Dit is nie nodig om stil te staan in die vordering van langtermynprojekte wat nog nie gereed is nie. jy moet maak egter besluite oor projekte waar optrede tans nodig is.

Hanteer alle nuwe sake. Pas dan die nuwe probleme, kommer en kwessies wat bespreek moet word. Dit moet natuurlik voortspruit uit die ontwikkelinge wat plaasgevind het tussen die vorige vergaderings en die huidige. Probeer om diegene wat teenwoordig is, te oorreed om konkrete, finale besluite te neem - hoe meer punte onbeslis bly, hoe meer onvoltooide dinge moet jy tydens die volgende vergadering vorentoe bring.

Prent titel Titel `n vergadering Stap 10

Maak `n opsomming van die gevolgtrekkings van die vergadering. As u al die vorige en huidige sake hanteer het, neem asseblief `n oomblik om al die gevolgtrekkings van die vergadering vir alle deelnemers te lys. Breek die resultate van alle besluite neer en beskryf, indien nodig, die spesifieke aksies wat diegene wat teenwoordig is, sal moet neem vir die volgende vergadering.

Hierdie stap is noodsaaklik - dit is jou laaste kans om te verseker dat almal die vergadering verlaat, presies weet wat die toestand van die projek is en wat van hulle verwag word.

Prent titel Getiteld `n vergadering Stap 11

Voltooi deur die grondslag vir die volgende vergadering te lê. Vertel almal wat hulle by die volgende vergadering kan verwag, en as hulle hulle reeds voorberei, wanneer hulle kan verwag en waar. Dit help om die deelnemers `n gevoel van kontinuïteit te gee, van een belangrike projek of besluit tot die volgende, en dit gee hulle `n tydsraamwerk waarin hulle hul opdragte moet voltooi of ontwikkel.

Let daarop dat dit nie is nie "per se" nodig om `n nuwe vergadering te skeduleer as jy al die vorige en huidige punte in die huidige een voltooi het. Maar as daar genoeg onvoltooide sake is wat toekomstige besprekings regverdig, of jy wag vir die ontwikkeling van sekere projekte, dan is dit waarskynlik `n goeie idee.

Deel 3
Lei die vergadering effektief

Prent titel Titel `n vergadering Stap 12

Lei die bespreking as `n gids, maar domineer hom nie. Een van jou rolle as voorsitter by `n vergadering is om te verseker dat die bespreking voortduur en taakgerig is. Jou rol is nie `n mening te hê oor elke individuele punt of om die bespreking in `n presiese volgorde te hou. Wees buigsaam. Laat die ander mense teenwoordig praat, en laat nuwe besprekingspunte toegevoeg word, selfs al is hulle nie op die agenda nie. U mag dalk sien dat u sekere onderwerpe op `n subtiele manier moet afhandel om die vergadering volgens plan te hou, maar u hoef nie te voel dat u elke aspek van die vergadering moet nagaan nie. Dit is immers `n gesamentlike proses.

Met die vordering van die vergadering hou jy die agenda in die gaten. As jy agterkom dat jy agterbly, kan jy sekere besprekingspunte slaan of dit vir `n ander tyd, ten gunste van die tyd, skeduleer. Wees nie bang om dit te doen as die onderwerpe wat wel bespreek is baie belangrik.

Prent titel Titel `n vergadering Stap 13

Moedig alle aanwesiges aan om aan die bespreking deel te neem. As voorsitter van die vergadering is dit jou taak om `n oop, produktiewe vergadering te verseker. As jy vind dat sekere deelnemers wat toepaslike kennis besit, nie in die gesprek inmeng nie, moedig hulle aan om te begin praat. Jy hoef hulle nie direk te vra of hulle uit te daag nie - sê net soos iets, "Ek dink die kundigheid van mev. Smit kan hier handig wees " is `n goeie manier om die minder aktiewe lede van die vergadering te betrek.

Prent titel Titel `n vergadering Stap 14

Maak seker dat almal verstaan wat bespreek word. Dit kan moeilik wees om te onthou dat nie almal wat teenwoordig is by die vergadering dieselfde ervaring of kennis het oor `n spesifieke punt van bespreking nie. Om seker te maak dat elkeen wat die vergadering bywoon, ook sy tyd spandeer het, kan jy kort en eenvoudig sekere komplekse onderwerpe of probleme verduidelik. Die deelnemers met minder kennis van dinge sal dit ongetwyfeld waardeer.

Prent titel Titel `n vergadering Stap 15

Moenie moeilike of vreemde vrae ignoreer nie. As hulle nie deur `n bevoegde voorsitter onder beheer gebring word nie, kan vergaderings merkwaardig onproduktief wees. Probeer om te verseker dat elke belangrike item op die agenda behandel word. Moenie die deelnemers die geleentheid gee om mekaar te beskuldig of vae verskonings te maak vir probleme wat nie bespreek is nie. Probeer om vas te stel of antwoorde te kry op punte waaroor niemand wil praat nie. Alhoewel dit nie noodwendig is wat elke persoon wil hê nie, kan sulke vreemde vrae presies die vrae wees wat `n antwoord nodig het om die vergadering so effektief moontlik te maak.

Maak seker dat belangrike besluite aangeteken word (indien u `n amptelike notule sekretaresse of argivisus het, dien daardie taak aan hom / haar toe). As jy die moeite doen om die moeilike vrae te vra, wil jy seker maak dat die antwoorde op datum gehou word.

Prent titel Titel `n vergadering Stap 16

Hou tred met jou tyd. Daar is `n rede waarom vergaderings `n slegte reputasie het - baie mense beskou hulle as `n ernstige tydverspilling. Om te verhoed dat die vergadering uitloop, gebruik die krag wat u as voorsitter het om die gesprek te hou. Moenie bang wees om sekere onbelangrike punte of besprekings uit te stel tot later nie, as die vergadering langer duur as wat jy verwag het. Wees gereed en bereid om die rooster aan te pas ten einde te verseker dat niemand se waardevolle tyd verlore raak nie.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante