nemuchtorstont.ru

Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte

As u besigheid het, moet u waarskynlik briewe aan u kliënte skryf. U moet hulle dalk vertel van nuwe gebeure of spesiale aanbiedinge, of u moet namens u maatskappy reageer op `n kliënt wat `n klag het. Wat ook al die rede vir jou brief is, gebruik altyd `n professionele toon.

stappe

Deel 1
Voorbereiding van `n sakebrief

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 1
1
Gebruik `n professionele briefhoof. `N Besigheidsbrief verteenwoordig jou maatskappy. Dit moet dus kenmerkend wees en van hoë gehalte wees. Die maatskappy se logo of handelsmerk moet ook daarop wees.
  • U kan `n briefhoof skep met die uitlegte in Microsoft Word. Maak seker dat jy jou bestaande logo of handelsmerk in die briefhoof gebruik.
  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 2
    2
    Maak `n woordverwerkingsprogram oop. U moet altyd `n besigheidsbrief op `n rekenaar maak.
  • Skep `n nuwe dokument en stel die kantlyne van die dokument op 2,5 cm.
  • Gebruik `n getikte lettertipe soos Times New Roman, Georgia of Ariel. Maak seker dat jy `n fontgrootte gebruik wat nie groter as 12 is nie, maar ook nie kleiner as 10. Die letter moet nie moeilik wees om te lees as gevolg van `n verkeerde font of grootte nie.
  • Maak seker dat jy `n enkele lynspasiëring gebruik.
  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 3
    3
    Gebruik die blokvorm. Die blokvorm is die mees algemene formaat vir besigheidsbriewe. Dit is ook die maklikste om mee te werk. Elke kop moet teen die linkerkantlyn wees en daar sal `n spasie wees na elke kop. Van bo na onder moet u besigheidsbrief die volgende hoofde hê:
  • Die huidige datum, of die datum waarop u die brief gestuur het. Die datum is belangrik aangesien dit vir u administrasie en die van die geadresseerde gebruik kan word. Dit kan dan ook wettig gebruik word. Maak dus seker dat die datum korrek is.
  • Die adres van die sender. Dit is jou adres, geformateer in `n standaard adresformaat. As u adres reeds in die briefhoof is, kan u hierdie stap oorskry.
  • Die adres van die geadresseerde. Dit bestaan ​​uit die naam en adres van die persoon aan wie u die brief skryf. Die gebruik van mnr / mev. Is opsioneel. So as jy byvoorbeeld aan Nina de Vries skryf, kan jy die Mevrou-gedeelte uitlaat.
  • Die aanhef. Dit kan `Geagte Mev de Vries` of `Liewe Nina de Vries` wees. As jy nie seker is wie die brief sal lees nie, gebruik "Geagte Meneer of Mevrou". U kan ook `L.S.` gebruik, maar slegs as `n laaste uitweg vir wanneer u nie weet wie u brief sal lees nie.
  • Die middel van die brief. Ons sal meer hieroor fokus in hierdie artikel.
  • Die sluiting van die brief, met handtekening. Dit kan `opreg` of `opreg` wees.

    • Deel 2
    Skryf die sakebrief

    Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 4
    1
    Bepaal wie jou teikengehoor is. Die toon van die brief moet altyd professioneel wees, ongeag jou teikengroep. Maar u mag u taal- of woordkeuse afhang van die geadresseerde. As jy aan die personeeldepartement van `n ander maatskappy skryf, moet jy meer formele in jou taal wees. Maar as jy aan `n spesifieke kliënt skryf, kan jy `n meer informele of toevallige taal aansoek doen.
    • Om jou teikengroep te bepaal, beteken ook dat jy vir jou teikengehoor duidelik kan wees. Vermy die gebruik van terminologie wat u leser nie verstaan ​​nie. Byvoorbeeld, `n kliënt weet waarskynlik nie die afkortings wat gebruik word vir jou maatskappy se reisprogram nie, dus moenie dit in die brief gebruik nie.
    • Die goue reël vir die skryf van `n goeie sakebrief is om duidelik, bondig en beleefd te wees.
  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 5
    2
    Dui die doel van die brief aan in die eerste sin. Oorweeg wat die doel van die brief is. Is dit om jou kliënte in te lig oor jou nuwe ligging? Is dit om `n kliënt te herinner aan `n onbetaalde rekening of uitstaande saldo? Of om te reageer op die klagte van `n kliënt? Met hierdie doel in gedagte, moet jy `n konsep skep vir die eerste sin waarmee jou leser dadelik weet waaroor die brief gaan. Moenie vaag wees oor die doel van jou brief nie. Wees eenvoudig.
  • Begin met `ek` as jy jou mening as `n sake-eienaar wil gee. Gebruik "Ons" wanneer u namens `n maatskappy of organisasie skryf.
  • Fokus op `n direkte verklaring soos: `Met hierdie brief wil ons u inlig` of `Met hierdie brief wil ons u versoek`. U kan ook `n `I`-verklaring gebruik as u die brief as `n sake-eienaar skryf. Soos: `Ek sal jou kontak as gevolg van` of `Ek het onlangs dit gehoor ... en wil graag meer weet oor ...`
  • As jy byvoorbeeld `n brief aan Nina de Vries skryf oor `n onbetaalde rekening van verlede maand, kan jy begin met: `Ek sal met u kontak via hierdie brief as gevolg van `n uitstaande balans van Maart 2015 op u rekening.`
  • Of as jy as `n werknemer van die maatskappy reageer op die klagte van `n kliënt oor die maatskappy se reisprogram, kan jy die brief begin met: "Ons het jou klagte oor ons ruimteprogram na Mars ontvang."
  • Miskien skryf jy die brief om `n kliënt te laat weet dat hulle `n kompetisie gewen het, of `n plek by `n opleiding. Begin met `n sin soos: `Ek is bly om jou in te lig ...` of `Ons wil u graag inlig dat ...`
  • As jy slegte nuus moet bring, begin met `n sin soos: "Ons is jammer om jou daarvan te verwittig ..." of "Na deeglike oorweging het ek besluit om nie ..."


  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 6
    3
    Gebruik die aktiewe vorm in plaas van die passiewe vorm. In algemene taalgebruik gebruik ons ​​dikwels die passiewe vorm. Maar die passiewe vorm maak wat jy skryf saai en verwarrend. Die aktiewe vorm is veel meer effektief in `n sakebrief, omdat dit `n meer assertiewe toon stel.
  • `N Voorbeeld van `n passiewe vorm is byvoorbeeld: "Watter spesifieke klagtes kan ek vir u oplos?" Die onderwerp van die sin, die kliënt ("jy") is aan die einde van die sin, in plaas van aan die begin van die sin. .
  • `N Voorbeeld van die aktiewe vorm is byvoorbeeld: "Wat kan ek doen om jou klagtes op te los?" Hierdie weergawe van die sin, in sy aktiewe vorm, is baie duideliker en makliker vir die leser om te verstaan.
  • Die gebruik van die passiewe vorm kan `n goeie manier wees om jou boodskap oor te dra sonder om aandag te gee aan `n fout of `n twyfelagtige punt. Maar gebruik dit net. Oor die algemeen is die aktiewe vorm baie meer effektief in sakebriewe.
  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 7
    4
    Wys na `n vorige gebeurtenis of `n vorige gesprek met die leser, indien van toepassing. Miskien het u vroeër hierdie maand met Nina de Vries gekontak met `n waarskuwing oor haar onbetaalde rekening. Of dalk het `n kliënt verlede maand sy frustrasie uitgespreek oor die ruimteprogram by `n konferensie. As jy reeds kontak gehad het met die leser, erken dit. Dit herinner die leser van jou vorige kontak en maak die sakebrief meer dringend en belangrik.
  • Gebruik `n sin soos: `In vervolg op my brief oor u onbetaalde rekening` of `Dankie vir u betaling in Maart`. Of `Dit was baie handig om te hoor van jou posisie in verband met die ruimteprogram tydens die Mei-konferensie.`
  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 8
    5
    Stel `n versoek of bied hulp. Gee `n positiewe toon aan die leser deur `n beleefde versoek of hulp in die vorm van `n samewerkende verhouding te gee.
  • Sê vir hulle dat jy `n besigheidseienaar is wat `n kliënt versoek om `n faktuur te betaal. Gebruik `n sin soos: "Ek waardeer dit as u u onbetaalde rekening so spoedig moontlik betaal."
  • Sê jy skryf namens jou maatskappy. Gebruik `n sin soos: `Ons wil graag `n afspraak maak vir `n persoonlike vergadering tussen u en ons hoof van menslike hulpbronne.`
  • U kan ook aanbied om enige vrae of bekommernisse van u lesers te beantwoord. Gebruik `n sin soos: "Ek sal graag enige vrae of kommentaar wat u oor u rekening mag hê, beantwoord." Of, "Wil u hê ons moet u meer besonderhede verskaf oor die program?"
  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 9
    6
    Maak die brief toe. Voeg `n oproep tot aksie, vir jouself en vir die leser. Dit kan `n betalingsaanvraag wees voor `n sekere datum, of `n aantekening oor `n formele afspraak met die leser.
  • Voeg `n sin by waar jy die geadresseerde in die toekoms aanspreek. "Ek sien daarna uit om u volgende week by die begrotingsvergadering te sien." Of "Ek sien daarna uit om dit verder met u te bespreek tydens ons besoek aan die hoofkantoor."
  • Gee aandag aan enige dokumente wat u by u brief wil byvoeg. Voeg `n sin soos `In die aanhangsels vind jy die uitstaande faktuur` of `Bygevoeg jy sal `n kopie van ons ruimteprogram vind.`
  • Beëindig die brief met `n afsluitende sin. Gebruik `Die uwe` vir kliënte of kliënte.
  • Gebruik `Die uwe` in formele briewe aan mense wat u nie ken nie.
  • Gebruik slegs `Vriendelike groete` of `Vriendelike groete` as u skryf aan iemand wat u goed ken of werk.
  • Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 10
    7
    Lees weer die brief. Al jou akkurate uitleg en woorde was vir niks as die brief vol spelfoute is!
  • Gee aandag aan enige gebruik van die passiewe vorm, en probeer om die sin aan te pas by die aktiewe vorm.
  • Let op enige lang, onduidelik en ingewikkelde sinne. In `n besigheidsbrief is minder gewoonlik meer, so kort die lengte van jou sinne as moontlik.

    • wenke

    • Wanneer u die brief druk, gebruik `n leë A4-vel. As jy die brief stuur, vou dit in drie en stuur dit in `n standaard koevert.
    Deel op sosiale netwerke:

    Verwante