nemuchtorstont.ru

Word `n ontvangsdame

Elke maatskappy wat besoekers ontvang, benodig `n ontvangsdame. `N Ontvangsdame is iemand wat besoekers by die lessenaar van die maatskappy of instelling ontvang. Dit is gewoonlik die eerste persoon wat die besoeker moet oorkom, en soos u weet, is sy eerste indrukke altyd baie belangrik. Die ontvangsdame moet die gas hoflik ontvang en korrek praat, ook per telefoon of per e-pos. Dit is, soos dit was, die besigheidskaartjie van die maatskappy.

stappe

Deel 1
Het die regte vaardighede

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 1
1
Maak seker jy het uitstekende organisatoriese vaardighede. As ontvangsdame is u die besigheidskaartjie van die maatskappy. - U is die persoon met wie die kliënt eerste praat, en aan wie werknemers vir inligting en beplanning kom. Langs die aanneem van gesprekke en die doorverwijzen van besoekers het jy dikwels te maak met kliënte, organiseer jou allerlei gebeure, reël jou afsprake, ens Omdat dit baie verantwoordelikhede gee is dit belangrik dat jy as ontvangsdame goed georganiseer is, sodat jy verskeie dinge gelyktydig kan doen. As u nie verskillende take gelyktydig kan aanneem en in die regte volgorde kan hanteer nie, sal u dit nie lank as `n ontvangsdame verduur nie.
  • `N Goeie manier om georganiseer te word, is om te belê in `n argiefstelsel waarmee jy goed kan werk. Dit is belangrik dat u weet watter vraestelle en inligting u baas, kollegas en kliënte mag benodig. Hou al hierdie inligting in verskillende dopgehou - op die werkskerm van u rekenaar of op papier. Verdeel jou stelsel op die manier wat die beste vir jou werk. As jy plakkerige notas in neonkleure benodig, is dit ook goed.
  • Om georganiseer te wees, beteken ook dat jy jouself kan motiveer - jy hoef niemand te vertel hoe om iets te doen of om jou op die regte pad te hou nie. As jy goed georganiseer is, weet jy presies watter take jy een dag moet voltooi en watter dinge prioriteit het.
  • Sorg dat jy (baie) telefoonnommers by die hand het, byvoorbeeld die van kollegas, kontrakteurs, verkopers, nooddienste, ens. Jy sal hulle stuk vir stuk op `n sekere tyd nodig het. Stoor die telefoonnommers in `n spesiale rekenaarprogram of in `n Rolodex.
  • Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 2
    2
    Maak seker dat jy tegniese kennis het. Die belangrikste stuk tegnologie wat `n ontvangsdame moet hanteer, is die telefoon - en al die knoppies en lyne wat daarmee te make het. Rekenaarvaardighede is ook onontbeerlik - die meeste ontvangers moet weet hoe om e-posse te stuur en moet `n woordverwerker kan hanteer. Dit is ook nuttig as jy weet hoe om sigblaaie te skep en programme wat spesifiek is vir die maatskappy waar jy werk, gebruik.
  • Hou in gedagte dat jy baie waarskynlik ook met die copier, scanner en printer moet kan hanteer (en probleme moet kan oplos wat jou kollegas ondervind as hulle met hierdie toestelle werk). As jy weet watter toestelle vir jou gebruik word, duik in die handleidings om die mees algemene probleme op te los.
  • Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 3
    3
    Wees betroubaar. Daar word aanvaar dat die ontvangsdame te alle tye agter sy lessenaar is - die maatskappy kry `n slegte naam as niemand die telefoon beantwoord nie, of as die wagtyd baie lank is. Maak jou prioriteit betroubaar - as jou baas weet dat hy op jou kan bou en dat jy altyd daar is om jou te help om jouself onontbeerlik te maak.
  • Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 4
    4
    Wees `n goeie luisteraar. `N belangrike deel van die ontvangsdame luister na ander mense - op die telefoon, wanneer `n kliënt `n vraag by die lessenaar vra of wanneer inligting aan jou oorgedra word. As jy goed kan luister kan jy meer doeltreffend werk - jy sal probleme makliker kan oplos as jy dadelik verstaan ​​wat iemand aan jou vra, en jy kan kliënte beter verwys na die afdeling waar hulle gehelp kan word.
  • Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 5
    5
    Maak notas van alles. As jou baas jou vra om iets te doen, maak notas van die besonderhede. As `n kliënt oproep, maak seker dat jy sy inligting neerskryf (naam, kontakbesonderhede, wat hy wil, ens.). Notas help u om georganiseer te word en u te herinner aan al die klein dingetjies wat eendag gebeur. Skryf jou aantekeninge in `n notaboek of in `n notaboek neer en hou dit altyd by jou. Jy sal verbaas wees oor hoe nuttig dit is, veral as jy wil weet wat daardie persoon wat vyf uur gelede geroep het, wou gaan.
  • Maak seker dat jy boodskappe in detail neerskryf en dat jy lees wat jy geskryf het. Herhaal die boodskap en / of die kontakbesonderhede soos u skryf, sodat u seker is dat u die korrekte inligting het.
  • Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 6
    6
    Beantwoord die telefoon beleefd met `n standaardgroet, soos "Goeie more, praat jy met ____ (jou naam), van ____ (naam van die maatskappy), waarmee kan ek van diens wees?". Maak seker dat die telefoon na een of twee ringe opgetel is. Dit is nie goed om mense vir langer as `n minuut aan die gang te hou nie (dit is langer as wat jy dalk dink).
  • Luister noukeurig na die naam van die persoon wat die persoon vra om te vra. Herhaal as jy seker wil weet. Vra of die beller die naam kan spel as dit moeilik is om te verstaan.
  • Koppel die gesprek netjies met `n standaard sin, soos "`N Oomblik, ek sal u met mnr. Smit verbind". Of as die persoon in gesprek is: "Mnr Smit is tans in gesprek. Wil jy wag of sal ek die boodskap oorgee?". Dankie die beller beleefd en verbind die gesprek.
  • Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 7
    7
    Groete pakkers met dieselfde professionaliteit en hoflikheid as enige ander besoeker. U moet dalk vir `n aflewering teken. Maak seker dat jou handtekening leesbaar is. Die afleweringspersoon het dalk instruksies nodig oor waar die pakket moet wees. Maak seker dat u die regte werknemers kontak vir sulke sake.


  • Prent getiteld `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 8
    8
    Kry kliënte wat effektief en beleefd na die maatskappy kom. Nadat die besoeker vertel het wie hy is en wie hy soek, kontak jy daardie persoon en vertel wie daar is. `N Standaard sin wat jy hiervoor kan gebruik, is: "Mnr. Smit, me. Jansen van XYZ, bv. is hier vir die aanstelling van 2 uur". Probeer altyd om `n voor- en agternaam te gee, en die maatskappy wat dit voorstel. Dit is handig om te vra of hy / sy `n afspraak het. Mnr. Smit sal dan verdere instruksies gee waar u die kliënt kan wag en hoe lank dit sal duur. Jy kan dan die besoeker vertel: "Mnr. Smit kom so in". of: "Mnr Smit sê hy is besig om `n vergadering te voltooi en hy sal binne 5 minute arriveer. Sit vir `n oomblik stil".

    • Deel 2
    verteenwoordigend is

    Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 9
    1
    Maak seker jy het `n positiewe houding. Soos hierbo genoem, is die ontvangsdame die besigheidskaartjie van die maatskappy - jy sien kliënte eerste, en jy beantwoord vrae van mense wat nie by die kantoor kan kom nie. Niemand wil begroet word deur `n suur of knorrige gesig nie. Maak seker dat jy altyd `n glimlag op jou gesig het en dat jy `n gelukkige persoonlikheid het. Wees geduldig met moeilike kliënte, selfs al werk hulle op jou senuwees.
    • Selfs as jy `n baie moeilike kliënt het, moet jy onthou dat jy `n sterk, vrolike persoonlikheid het. Sê vir jouself dat hulle hul frustrasies op jou neem, maar weet dat so lank as wat jy die beste doen om hulle te ontmoet, is jy nie die een wat iets verkeerd doen nie. Dit is beter om jou kalmte te hou as om te ontplof.
  • Prent getiteld `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 10
    2
    Maak `n groet gereed. Dit is altyd belangrik om kliënte op `n vriendelike manier te groet. Selfs as jy iets moet voltooi voordat jy die kliënt kan help, is dit belangrik om hom / haar te groet sodat hulle weet dat hulle gesien is en dat hulle op hierdie manier gehelp sal word.
  • Byvoorbeeld, jy kan groet met: "Goeie more! As jy `n rukkie gaan sit, kom ek na jou toe!".
  • Prent getiteld `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 11
    3
    Wees beleefd. Wees respekvol. Behandel almal asof hy die belangrikste persoon was wat vandag by die kantoor ingegaan het. Dit is jou werk - niemand gee om dat jy vanoggend in die verkeer vasgehou het nie, of dat jy net koffie oor jou nuwe leerskoene gegooi het. Los persoonlike bekommernisse by die huis. Maak seker dat die kliënt gemaklik voel en daarvan hou om met jou te praat.
  • Prent getiteld `n Goeie Ontvangsdame Stap 12
    4
    Dress jouself verteenwoordigend. Jy verteenwoordig `n maatskappy, so jy moet netjies lyk. Belê in klere wat pas by die korporatiewe kultuur. As jy `n ontvangsdame vir `n spesifieke soort besigheid (byvoorbeeld `n klerehandelsmerk) is, kan dit goed wees om klere uit daardie handelsmerk te dra. Wees aan die konserwatiewe kant, tensy jy êrens werk waar mode of ander faktore belangrik is.
  • Kyk of jou maatskappy spesifieke regulasies aangaande klere het. Jou maatskappy kan formele korporatiewe klere boete vind, maar onthou dat jy nooit te formeel rokke (`n sweatbroek mag nie waardeer word nie).
  • 5
    Maak seker dat jy altyd netjies lyk.

    • wenke

    • Hou persoonlike dinge afsonderlik van jou werk. Dit beteken ook dat jy nie persoonlike gesprekke en e-posse by die werk hanteer nie. Die IT-afdeling kan u rekenaaraktiwiteite volg.
    • Wees lekker vir bestuurders, kyk of jy hulle kan help as jy niks het nie.
    • Onthou wie jou salaris betaal en altyd respek vir hulle wees.
    • Soek iemand wat die balie of telefoon in die gate kan hou as jy na die toilet moet, as jy gaan middagete, vakansie het, ens. Op die manier sit daar geen bose mense op jou te wag as jy terug kom.
    • Vra kollegas as jy met enigiets kan help. Dit is beter om vriende te maak deur te help om oor vyande te kla.
    • Hantering van pos is dikwels ook deel van u werk. Op jou eerste dag, ontdek onmiddellik waarheen om te gaan, wie bring dit en wanneer.
    • Maak seker dat jy altyd bereid is om `n nuwe taak te leer. Veelzijdigheid kan jou baie gee.
    • Skryf boodskappe in duplikaat en gee `n afskrif aan die persoon vir wie die boodskap bedoel is. Of gebruik `n dagboek, waarin dinge makliker is om te vind, veral as jy op soek is na `n naam of telefoonnommer.

    waarskuwings

    • Moet nooit sê nie "Ek doen nie". Dan sal jy vinnig jou werk verloor.
    • Moenie voorgee om lekker te wees nie. Mense kyk dadelik daardeur. Wees werklik geïnteresseerd, beleefd en respekvol. As jy dit nie kan doen nie, hoef jy nie `n ontvangsdame te word nie. Jy neem die reputasie van die maatskappy af. Dan verkies om `n kantoorwerk te vind waar jy nie publiek hoef te gaan nie.
    • Moenie in gesprek tree met `n kliënt of oproeper nie. Verwys hom / haar na `n superieur.
    Deel op sosiale netwerke:

    Verwante