nemuchtorstont.ru

Skryf `n memo

`N Memorandum - bekend as `n memo - is `n dokument wat gewoonlik gebruik word vir interne kommunikasie tussen kollegas of werknemers van `n departement. Hierdie wikiHow lei jou deur die skryf van `n besigheidsmemo.

stappe

Deel 1
Berei voor om `n besigheidsmemo te skryf

Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 1
1
Vra jouself af of die memo gestuur moet word. As jy verskeie mense in jou span moet inlig oor `n belangrike sake-verhouding, is `n memo `n uitstekende idee. U kan selfs `n memo stuur as u met slegs een persoon kommunikeer, byvoorbeeld as u `n korrespondensie in swart wil hê.
  • In sommige gevalle kan dit egter makliker wees om direk met die betrokke persoon te konsulteer.
  • Sommige inligting kan ook te sensitief wees om `n memo in te voeg.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 2
    2
    Bepaal wat jou doel is met die memo. Afhangende van jou spesifieke doel, sal die inhoud en organisasie van jou memo verander. Die meeste memo`s word om die volgende redes geskryf:
  • As `n voorstel van `n idee of oplossing. As u byvoorbeeld `n oplossing het rakende die beplanningsprobleme vir oortyd, kan u hierdie idees in `n memorandum skryf en aan u toesighouers stuur.
  • Om take te versprei. Byvoorbeeld, die stuur van `n memo kan `n doeltreffende metode wees om verantwoordelikhede vir `n komende konferensie toe te ken, waarvoor u departement aanbied.
  • As `n verslag. U kan ook `n memorandum stuur om u kollegas op te dateer oor `n gebeurtenis wat onlangs plaasgevind het, `n opdatering op `n projek, as `n vorderingsverslag of as `n verslag van die bevindinge van `n studie te verskaf.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 3
    3
    Beperk die onderwerp. Miskien werk jy terselfdertyd baie projekte en is geneig om `n memo te stuur om jou kollegas, superiors of kliënte op hoogte te hou van alles wat jy tans doen. Hou egter in gedagte dat korporatiewe memo`s op een probleem gefokus moet word.
  • Hulle moet bondig, duidelik en maklik wees om deur besige mense te lees. Dit is dus belangrik dat belangrike inligting nie oor die hoof gesien word nie. Deur die memo gefokus te hou, sal u boodskap goed ontvang en verstaan ​​word.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 4
    4
    Dink aan jou gehoor. Die inhoud, styl en toon van jou memo sal afhang van die beoogde teikengroep, dus dink versigtig oor almal wat jou memo ontvang.
  • Byvoorbeeld, jy sal `n ander soort memo skryf as jy kollegas wil informeer oor die planne vir `n verrassingspartytjie vir die mense in die kantoor met somer verjaarsdae, in vergelyking met dié vir jou studieleier oor die resultate van jou maande lange navorsing.

    • Deel 2
    Stel opsies vir taal en formatering

    Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 5
    1
    Vermy te informele taal. Oor die algemeen moet u taal eenvoudig en eenvoudig wees, maar nie te besigheid nie. Moenie `n al te bekende gesprekstoon in u memo gebruik nie.
    • Byvoorbeeld, vermy die skryf van dinge soos, "Hey ouens! TGIF, of nie? Dit maak nie saak nie, ek wou net `n belangrike sakeverhouding bespreek."
    • In plaas daarvan is dit beter om reguit op die punt te kom: "Dit is die vorderingsverslag vir Projek Z".
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 6
    2
    Vermy emosionele taalgebruik. Dit is ook die beste om `n neutrale toon te handhaaf en emosioneel gelaaide taal te vermy. Doen jou bes om te verwys na feite en bewyse om jou eise te ondersteun.
  • Moenie met eise kom soos, "Ek dink ons ​​sal almal gelukkiger wees as ons Vrydag toegelaat word om gemaklik te dra."
  • Dit is beter om navorsing te doen oor studies oor `n moontlike hoër moraal in die kantoor wanneer werknemers meer outonomie het in hul keuse van klere, en om dit in u memorandum te noem.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 7
    3
    Gebruik aanwysings. Wanneer u na bewyse verwys of na `n bron verwys, maak seker dat u taal gebruik sodat die leser weet wat u doen.
  • Probeer byvoorbeeld die volgende: "Volgens ons bevindinge, ..." of "Navorsing deur die EPA toon dat ...".
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 8
    4
    Kies `n geskikte styl vir en grootte vir die font. Jou memo moet maklik wees om te lees, dus dit is beter om die kleinste lettertipes te vermy. 11 of 12 punte is standaard.
  • Kies `n eenvoudige font, soos Times New Roman. Dit is nie die tyd om met `fyn` lettertipes te begin speel nie, soos Comic Sans (grappies sal gemaak word as jy kies!).
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 9
    5
    Gebruik standaard marges vir jou memo. 1-duim-marges is algemeen vir korporatiewe memo`s, hoewel sommige woordverwerkingsprogramme voorafformatteerde krediet memo-templates met effens groter marges (byvoorbeeld 1,25 duim) het.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 10
    6
    Gebruik die enkellijnspasiëring vir jou dokument. Maatskappy memo`s word gewoonlik nie geskep met `n dubbele lynspasiëring nie. 2. Om die aantal bladsye laag te hou, is dit die beste om enkelpasiëring te gebruik, maar los leë lyne tussen individuele paragrawe of paragrawe.
  • Daar is gewoonlik nie nodig om paragrawe in te sluit nie.

    • Deel 3
    Stel jou sakememo op

    Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 11
    1
    Benoem jou memo. Daar is baie verskillende soorte besigheids korrespondensie. Die standaard prosedure vir `n memo is om die dokument as sodanig `n titel te gee.
    • Byvoorbeeld: Tik `Memo` of `Memorandum` bo-aan die bladsy.
    • Dit is aan u of u wil invul of die titel aan die linkerkant wil sentreer. `N Goeie reël is om die maatskappy se memo`s wat u as voorbeeld ontvang het, te gebruik en om die uitleg te kopieer.
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 12
    2
    Skryf die opskrif van jou memo. Die eerste deel van u memorandum moet vier belangrike inligting bevat. In latere stappe vind u meer gedetailleerde inligting oor elke deel.
  • ON: die name en titels van almal wat jou memo ontvang.
  • UIT: Gee u volle naam en titel.
  • DATUM: noem die volledige en korrekte datum - moenie vergeet om die jaar te noem nie.
  • ONDERWERP: Gee `n kort, maar spesifieke beskrywing waaroor die memo handel.
  • Weet dat dit ook gebruikelik is om die vak aan te dui "met betrekking tot:" (`n afkorting van met betrekking tot) of "betref:".
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 13
    3
    Stel u lys van ontvangers noukeurig op. Maak seker dat jy almal insluit wat ingelig moet word. Beperk die verspreiding van jou memo aan diegene wat dit nodig het.
  • Dit is `n slegte sakepraktyk om jou memorandum aan almal binne die maatskappy te stuur as dit net van toepassing is of `n paar mense raak.
  • Mense word vinnig oorweldig deur groot aantal notas en kan hulle ignoreer of nie sorgvuldig lees nie.
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 14
    4
    Gebruik die korrekte name en titels vir die mense op u lys van geadresseerdes. Selfs as jy jou baas onderrig, is dit beter om skriftelike korrespondensie meer formeel te hou. Byvoorbeeld, jy kan haar bel "Susan" wanneer jy in die saal ontmoet, maar namens jou memo praat jy met haar as "Mev. Willems" of "Dr. Willems".
  • Hou dit in gedagte wanneer u die inligting vir almal op die lys van geadresseerdes betree: sluit die volle name en besigheidstitels van die betrokke persone in.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 15


    5
    Kyk wat die regte titels is van die mense waarheen jy `n eksterne memo stuur. As jy `n memo aan iemand buite jou kantoor stuur, is dit ook belangrik om die korrekte titel te vind. Neem die tyd om hul profiel te ondersoek - hulle persoonlike inligting sal waarskynlik op hul maatskappy se webwerf aangedui word.
  • Het hulle byvoorbeeld `n PhD? Indien wel, is dit oor die algemeen `n goeie idee om na hulle te verwys as dr ir.
  • Wat is hul titel? Is hulle byvoorbeeld `n vise-president of `n dekaan? Indien wel, moet u dit as sodanig in u memorandum aanspreek.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 16
    6
    Maak die onderwerplyn noukeurig saam. Dit is die bedoeling dat u vaklyn kort is, maar ook duidelik en nie te algemeen nie.
  • Byvoorbeeld: "Nuwe kliënt" is nogal vaag, en as iemand `n paar weke of dae gelede in hul eie lêers kyk, sal hulle dit moeilik vind om jou memo te vind.
  • Iets beter sou wees, "Vorderingsverslag oor navorsing oor die uitbreiding van kliëntebasis".
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 17
    7
    Slaan die groet oor indien nodig. Dit is aan jou of jy `n memo wil begin met `n aanhef, soos "Geagte mev Winters" of "Geagte kollegas". Hou egter in gedagte dat hierdie groete nie in `n besigheidsmemo verwag word nie.
  • Dit is bedoel as `n vinnige en doeltreffende manier om belangrike inligting oor te dra, en dit moet duidelik wees vir u gehoor wat die memo ontvang en nie ontvang nie.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 18
    8
    Stel die eerste inleidende gedeelte van die memo op. Beskryf duidelik jou doel om die memo te skryf en te stuur.
  • Byvoorbeeld, "Ek skryf dit omdat ...". Die inleiding moet `n kort oorsig gee van wat die ontvangers van die memorandum kan verwag.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 19
    9
    Maak seker dat die inleiding kort bly. Daar hoef nie al die besonderhede en / of bewys in die eerste paragraaf van u memorandum te wees nie.
  • Hou dit bondig - `n paar sinne of `n kort paragraaf is genoeg.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 20
    10
    Besluit oor die organisasie van die kern van jou memo. Na die inleiding bevat `n besigheidsmemo gewoonlik twee tot vier ekstra paragrawe voor die sluiting. Die inhoud en die organisasie sal wissel, afhangende van jou onderwerp.
  • Jy kan daar byvoorbeeld kies om die inligting in die kern te organiseer na belang van die teks, of as jy `n prosedure verduidelik, deel dan die kerndelen van jou memo op in stukke, om ooreen te stem met die verskillende stadiums van die proses.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 21
    11
    Besluit of u onderafdelings en titels wil insluit. Jou sakememo moet duidelike paragrawe hê. Dit is algemene praktyk dat korporatiewe memo`s in duidelike afdelings verdeel word sodat die geadresseerdes die inligting maklik kan lees en opneem. U kan hulle verder help om die belangrikste punte in u memorandum te verstaan ​​deur opskrifte per paragraaf te maak.
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 22
    12
    Skryf spesifieke onderskrifte. Maak seker dat die fokus van elke paragraaf duidelik is vir u gehoor.
  • Byvoorbeeld, jy kan al die volgende paragrawe inskryf wanneer jy skryf oor `n komende kantoorbeweging: "Nuwe ligging vir ons hoofkantoor," "Belangrike riglyne vir die verpakking van die kantoor", en "Tydlyn vir die voltooiing van die kantoorbeweging."
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 23
    13
    Sluit vaksinne in elk van die paragrawe in die kern van die memo in. Die eerste sin van elke paragraaf of paragraaf moet aan die publiek duidelik maak wat die hoofpunt van daardie paragraaf sal wees.
  • Die individuele paragrawe of paragrawe van u memorandum moet op net een idee fokus.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 24
    14
    Oorweeg die gebruik van koeëls. U kan dit nuttig vind om koeëlpunte of lyste te gebruik om die belangrike punte uit te lig. Dit kan lesers help om op die belangrikste punte te fokus en die memo vinniger en doeltreffend te lees.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 25
    15
    Hou dit bondig. `N Tipiese sakememo kan nie langer as een tot twee bladsye wees nie.
  • Hierdie standaard bladsy limiet is van toepassing op `n dokument met gereelde karakterspasiëring en leë lyne tussen paragrawe.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 26
    16
    Besluit of jy `n opsommende paragraaf nodig het. Oor die algemeen is dit nie nodig om op te som wat jy net in jou memo geskryf het nie, veral as jy daarin geslaag het om dit binne `n bladsy te hou.
  • As die inligting wat u uiteensit, egter ingewikkeld was, of as u `n memorandum wat langer as normaal is, stuur, kan dit nuttig wees om kortliks die belangrikste punte op te som.
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo Stap 27
    17
    Voeg `n afsluitings paragraaf of paragraaf by. Selfs as jy dink dit is nie nodig om die memorandum op te som nie, moet jy die teks nog steeds sluit. Dink aan die volgende:
  • Wat is die doel van die memo? Wil jy die geadresseerdes om iets te doen? Moet hulle op `n sekere dag reageer? Indien wel, meld dit duidelik.
  • Indien geen verdere aksie vereis word nie, skryf `n eenvoudige afsluitende sin, soos "Ek wil dit verder bespreek" of "Laat my weet as jy vrae of kommentaar het".
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 28
    18
    Teken die memo indien nodig. Dit is oor die algemeen nie nodig om jou volle naam of handtekening aan die einde van jou memo te voeg nie. Hou egter in gedagte dat u die voorbeeld van kollegas die beste kan volg.
  • As dit formeel is om formeel te onderteken (byvoorbeeld, "Met vriendelike groete, mev Smit"), doen dit self.
  • Selfs as jy die handtekening oorskiet, kan jy jou voorletters nog aan die einde van die dokument sit.
  • Prent getiteld Skryf `n sake-memo Stap 29
    19
    Maak `n aantekening oor enige aanhangsels. As jy aanhangsels by jou memo, soos tabelle, grafieke of verslae, byvoeg, meld dit aan die einde van jou memo. Byvoorbeeld, "Aanhangsel: tabel 1".
  • U sal ook moet verwys na die aanhangsels in die hoof teks van die memorandum.
  • Byvoorbeeld, as jy jou werknemers inlig oor `n komende kantoorbeweging, kan jy so iets skryf: "Die bedoeling is dat ons gereed is om aan die einde van die kwartaal te beweeg. Sien die aangehegte tabel 1 vir `n meer gedetailleerde rooster."
  • Prent getiteld Skryf `n sakememo stap 30
    20
    Kyk noukeurig na die memorandum. Voordat u die memo stuur, moet u die teks goedkeur. Kontroleer of u sinne grammatikaal korrek is, dat daar geen foute in spelling of leestekens is nie en dat die inhoud duidelik is.
  • Oorweeg dit nie na die eerste proeflesing te stuur nie, indien dit nie dringend is nie. As u na `n uur of twee die memo hersien, kan u foute sien wat u aanvanklik oor die hoof gesien het.
  • As die memorandum sensitiewe inligting bevat, hersien asseblief die maatskappy se beleid om te sien wie die memo vir u kan gaan en die finale goedkeuring van die inhoud gee.
    • Deel op sosiale netwerke:

    Verwante